Ogłoszenie
OGŁOSZENIE PRZETARGU W TRYBIE ART. 701– 705KODEKSU CYWILNEGO
- Przedmiot przetargu:
Świadczenie usługi tworzenia i modyfikacji procedur systemowych (formularzy, etapów, reguł, szablonów), które są elementami odpowiedzialnymi za wygląd i sposób procedowania spraw w Systemie informatycznym Amodit wdrożonego przez Spółkę Astafox, służącego do przyjmowania i rozpatrywania wniosków w ramach prowadzonego przez Zamawiającego w imieniu Skarbu Państwa – Ministerstwa Sportu i Turystyki Programu Mikro Granty.
- Termin realizacji zamówienia
Od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2023 r.
- Zastrzeżenie: niniejsze ogłoszenie nie stanowi oferty ani gwarancji zawarcia umowy na realizację zadań ujętych w Opisie Przedmiotu Zamówienia. Niniejsze ogłoszenie ma charakter zapytania o cenę, a udzielenie zlecenia (zawarcie umowy) jest uzależnione do rozstrzygnięcia wniosku Fundacji przez Ministra Sportu i Turystyki odnośnie powierzenia statusu Operatora Programu Mikro Granty. Brak pozytywnego rozpatrzenia wniosku jest równoznaczny z unieważnieniem niniejszego postępowania.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Opis Przedmiotu Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi tworzenia i modyfikacji procedur systemowych (formularzy, etapów, reguł, szablonów), które są elementami odpowiedzialnymi za wygląd i sposób procedowania spraw w Systemie informatycznym Amodit wdrożonego przez Spółkę Astafox, służącego do przyjmowania i rozpatrywania wniosków w ramach prowadzonego przez Zamawiającego w imieniu Skarbu Państwa – Ministerstwa Sportu i Turystyki Programu Mikro Granty.
- Zakres zadań wykonywanych w ramach usługi:
- Zadania związane z procedurami systemowymi:
- tworzenie procedur (formularzy, etapów, reguł, szablonów) na potrzeby składania i rozpatrywania wniosków w ramach prowadzonego przez Zamawiającego w imieniu Skarbu Państwa – Ministerstwa Sportu i Turystyki Programu Mikro Granty
- zmiany w procedurach,
- testowanie i usprawnianie działania procedur,
- tworzenie dokumentacji i list pożądanych zmian w systemie,
- tworzenie i aktualizacja wpisów w zakładce „pomoc”, wprowadzanie instrukcji rozwiązań dla najczęściej występujących problemów,
- rozwiązywanie problemów, użytkowników wewnętrznych (pracowników) i zewnętrznych (potencjalnych beneficjentów), związanych z funkcjonowaniem i dostępem do procedur:
- rozwiązywanie problemów użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych,
- kontakt telefoniczny i mailowy z użytkownikami wewnętrznymi i zewnętrznymi, celem rozwiązania problemu,
- administrowanie kontami użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych,
- konfiguracja ustawień systemu, celem rozwiązania problemu,
- kontrola poprawnego działania systemu informatycznego do przyjmowania i rozpatrywania wniosków:
- zgłaszanie błędów systemowych do firmy świadczącej usługę utrzymania, rozwoju, wsparcia technicznego systemu,
- zgłaszanie potrzeby czasowego zwiększenia wydajności systemu do firmy świadczącej usługę utrzymania, rozwoju, wsparcia technicznego systemu,
- dokumentowanie i zgłaszanie przedstawicielom Zamawiającego informacji o terminowości i rzetelności firmy świadczącej usługę utrzymania, rozwoju, wsparcia technicznego systemu,
- tworzenie raportów z wykonywanych działań.
- kontrola poprawnego działania systemu informatycznego do przyjmowania i rozpatrywania wniosków,:
- Szczegóły dotyczące realizowania zadań związanych z procedurami systemowymi:
- potrzebę stworzenia nowej procedury lub wprowadzania skomplikowanych zmian w procedurach pracownicy zgłaszają według ustalonego wcześniej sposobu,
- mniej skomplikowane zmiany mogą być zgłaszane poprzez wysłanie wiadomości email lub, w wyjątkowych sytuacjach, telefonicznie,
- po zgłoszeniu potrzeby realizacji zdań związanych z procedurami systemowymi, Wykonawca w nieprzekraczalnym terminie 8 godzin od momentu otrzymania pytania, poinformuje Zamawiającego o ilości godzin pracy, którą przewiduje dla realizacji danego zadania. Po akceptacji przez Zamawiającego ilości tych godzin, Wykonawca przystępuje do realizacji danego zadania.
- zadania powinny być zrealizowane przed upływem poniższych terminów:
- 3 tygodnie – nowa, skomplikowana procedura, liczne zmiany w etapach, liczne zmiany w formularzach i w szablonach,
- 2 tygodnie – nowa procedura lub pierwsze uruchomienie w danym roku, liczne zmiany w formularzach,
- 1 tydzień – niewielkie zmiany w formularzach,
- 2 dni robocze – zmiany w szablonach plików, pojedyncze zmiany w formularzach
- Wymagania dotyczące rozwiązywania problemów:
- przyjmowanie:
- zgłoszenia będą przyjmowane przez Wykonawcę za pośrednictwem następujących kanałów komunikacji:
- zgłaszane poprzez stronę WWW o ile taka możliwość powstanie,
- zgłaszane poprzez wysyłanie wiadomości e-mail na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail z przekierowaniem na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail, z zastrzeżeniem, że musi on być zaakceptowany przez Zamawiającego);
- za chwilę zgłoszenia uważa się telefoniczne lub elektroniczne przekazanie informacji o problemie
- czas reakcji i usunięcia, liczone w dni powszednie, w godzinach 8:15-16:15:
- problem krytyczny – dotyczący niesprawności procedury – czas reakcji 2 godziny, czas usunięcia problemu 8 godzin;
- problem niekrytyczny – dotyczący problemów z działaniem procedury – czas reakcji 4 godziny, czas usunięcia awarii 48 godzin, Zamawiający dopuszcza zastosowanie obejścia umożliwiającego tymczasowe (nie dłużej niż 1 tydzień) przywrócenie sprawności procedury, do czasu całkowitego usunięcia problemu,
- Wytyczne związane z kontrolą poprawnego działania aplikacji:
- w przypadku wystąpienia problemów w działaniu systemu należy niezwłocznie poinformować o tym przedstawiciela firmy świadczącej usługę utrzymania, rozwoju i wsparcia technicznego systemu,
- zgłoszenia te są przesyłane drogą elektroniczną lub przekazywane telefonicznie,
- wszelkie opóźnienia w rozwiązywaniu problemów związanych z działaniem systemu powinny być zgłoszone przedstawicielom Zamawiającego, w szczególności jeśli:
- w przypadku awarii krytycznej systemu, rozumianej jako przerwa w działaniu lub niemożliwość składania wniosków, przywrócenie funkcjonalności nie nastąpiło przed upływem 4 godzin od momentu zgłoszenia,
- pomimo wcześniejszego zgłoszenia potrzeby czasowego zwiększenia funkcjonalności, system nie działa sprawnie,
- w przypadku awarii niekrytycznej, rozumianej jako problemy w działaniu systemu, pomimo dwukrotnego zgłoszenia problemu nie otrzymano potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
- po upływie dwóch dni roboczych od zgłoszenia problem nie został rozwiązany.
- przyjmowanie:
Ilość godzin świadczenia usług miesięcznie – min. 160 godzin.
W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem niniejszego postępowania lub prowadzenia działalności, jeżeli okres ten jest krótszy niż trzy lata, należycie wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują, co najmniej dwie usługi polegające na świadczeniu usługi tworzenia i modyfikacji procedur systemowych (formularzy, etapów, reguł, szablonów), które są elementami odpowiedzialnymi za wygląd i sposób procedowania spraw w Systemie informatycznym Amodit, na rzecz operatora krajowego projektu zleconego przez Ministra Sportu i Turystyki lub Ministerstwa Sportu i Turystyki.
Kryteria oceny ofert – cena za godzinę pracy.
- Cena 70%
Liczba punktów w kryterium Cena jaką oferta otrzyma zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:
C = (Cmin/Cof) x 70
gdzie:
C: liczba punktów w kryterium „Cena” oferty ocenianej,
Cmin: cena brutto najtańszej oferty
Cof: cena brutto oferty ocenianej
- Czas realizacji zadań – 30%
- Przygotowanie formularzy, reguł i szablonów w terminie do 5 dni od dnia podpisania umowy 30 pkt
- Przygotowanie formularzy, reguł i szablonów w terminie do 10 dni od dnia podpisania umowy 15 pkt
- Przygotowanie formularzy, reguł i szablonów w terminie do 14 dni od dnia podpisania umowy 5 pkt
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny. Z tytułu zamknięcia postępowania przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Wykonawca akceptuje warunki zastrzeżone przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu.
Ofertę należy złożyć na Formularzu oferty, do dnia 29 maja 2023 r. do godz. 1000, na adres email. r.wosik@orlysportu.pl
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data wpływu oferty.