Zamówienia publiczne

Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz ze wsparciem logistycznym Projektów:

• Dzień Sportu na Orliku 2021
• Ręczna na Orliku 2021
• Festiwal biegowy
• Zagraj w Palanta na Orliku

1. Przedmiot przetargu:

 

Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz ze wsparciem logistycznym Projektów:

• Dzień Sportu na Orliku 2021
• Ręczna na Orliku 2021
• Festiwal biegowy
• Zagraj w Palanta na Orliku

realizowanych w ramach Programu Ministra Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu pn. „SPORT WSZYSTKICH DZIECI” (dalej jako „Program”)

 

1. Termin realizacji zamówienia

 

Od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia z uwzględnieniem dat realizacji projektów.

 

• Dzień Sportu na Orliku 2021 – 1.04 – 30.11.2021 r.
• Ręczna na Orliku 1.03 – 31.12.2021 r.
• Festiwal biegowy 1.03 – 30-09.2021
• Zagraj w Palanta na Orliku – 1.04.31.07.2021

 

 

• Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

  

Opis Przedmiotu Zamówienia

Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz ze wsparciem logistycznym następujących Projektów:

• Dzień Sportu na Orliku 2021
• Ręczna na Orliku 2021
• Festiwal biegowy
• Zagraj w Palanta na Orliku

 

realizowanych w ramach Programu Ministra Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu pn. „SPORT WSZYSTKICH DZIECI” (dalej jako „Program”)

 

Kampania i działania Wykonawcy mają wpisywać się w cele Programu, być zgodne z ideami i wartościami wyrażonymi w projekcie, w szczególności uwzględniać adresatów Programu, cele Zadania pn. „Wspieranie organizacji imprez sportowych dla dzieci i młodzieży”, w tym m.in.:

• promocja aktywności fizycznej wśród dzieci i młodzieży
• krzewienie idei fair play;
• ograniczenie agresji i patologii wśród dzieci i młodzieży
• wyrównywanie szans dzieci i młodzieży w dostępie do sportu

 

Na kampanię informacyjno-promocyjną składa się w szczególności: zaplanowanie, zakup i produkcja kampanii w mediach, produkcja zewnętrznych nośników informacyjnych, zakup i produkcja zewnętrznych nośników reklamowych, produkcja materiałów informacyjno-promocyjnych, projektowanie i produkcja gadżetów reklamowych, dystrybucja gadżetów reklamowych i inne działania opisane w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

 

Wraz ze złożeniem oferty Wykonawca dostarczy następujące dokumenty: projekt planu kampanii informacyjno-promocyjnej, projekt media planu dla prasy, radia i internetu, projekt harmonogramu działań w ramach przedmiotowej kampanii, przykładowe  koncepcje grafik dedykowanych do każdego z 4 Projektów Zamawiającego uwzględniające rodzaj Projektu, grupę docelową, terminarz i miejsca realizacji zadań wskazane niżej:

 

 

L.p.	Projekt	Krótka charakterystyka	liczba planowanych imprez	miejscowość	daty planowanych imprez
1.	Ręczna na Orliku 2021	Turniej piłki ręcznej od etapu eliminacyjnego, poprzez rozgrywki wojewódzkie i finał ogólnopolski – uczestnicy dzieci w wieku I, II,III,IV klasy szkoły podstawowej	120	cała Polska (Orliki – 12 województw)	01-06-2021 do 30-06-2021
			12	Orliki – 12 województw	06-09-2021 do 25-09-2021
			1	Szkoła Mistrzostwa Sportowego – Kielce	01-10-2021 do 03-10-2021
2.	Dzień Sportu na Orliku 2021	Otwarta impreza sportowa dla dzieci i młodzieży (dyscypliny i konkurencje różne) – formuła pikniku sportowego	100	cała Polska (Orliki – 100 lokalizacji)	11.09.2021
3.	Festiwal biegowy	Biegi na dystansach 1000 i 3000 m w kategoriach chłopcy i dziewczęta –  (łącznie 4 biegi) – formuła festiwalu sportowego	5	Warszawa	15.08.2021
				Puck	28-05-2021
				Wrocław	19-06-2021
				Złotów	31.05.2021
				Władysławów	05-06-2021
4.	Zagraj w Palanta na Orliku	Nauka gry w palanta, turniej Palanta dla dzieci i młodzieży – połączenie nauki i turnieju z piknikiem sportowym	5	Zbąszynek – Orlik	05.06.2021
				Słubice – Orlik	06.06.2021
				Kcynia – Orlik	29.05.2021
				Stare Dłutowo – Orlik	12.06.2021
				Miłomłyn – Orlik	13.06.2021

 

 

KONCEPCJA REALIZACJI KAMPANII

• Realizacja kampanii ma opierać się na przedstawionej przez Wykonawcę w ofercie strategii, koncepcji (w tym m.in. spójnej kreacji dla wszystkich kanałów i narzędzi promocyjnych zastosowanych w kampanii) oraz media planie, jednak Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy uszczegółowienia i bieżącej aktualizacji ww. dokumentów (dot. zwłaszcza media planu) po podpisaniu umowy, przy ścisłej współpracy z Zamawiającym.
• Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany koncepcji realizacji poszczególnych części składowych kampanii w trakcie trwania umowy, w celu osiągnięcia przez Wykonawcę deklarowanych wskaźników oraz celów kampanii. Będzie to jednak możliwe tylko wtedy, gdyby realizacja wspomnianych wskaźników i celów była zagrożona z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. Wykonawca jednocześnie musi przedstawić dowód, ukazujący przyczyny takiej sytuacji. Taka modyfikacja musi być zaakceptowana mailowo przez Zamawiającego i nie będzie wymagała zawarcia aneksu do umowy.
• Wykonawca musi opracować i przekazać Zamawiającemu najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy harmonogram realizacji kampanii zawierający m.in. terminy potrzebne na opracowanie kreacji, zaprojektowanie i produkcję poszczególnych materiałów promocyjnych.
• Zmiany, o których mowa w pkt 2 i 3 powyżej nie powodują zmiany Umowy i konieczności podpisania aneksu do Umowy.
• Raport końcowy z realizacji kampanii ma zawierać informacje na temat realnie osiągniętych wskaźników w ramach kampanii.

 

KOORDYNACJA I OBSŁUGA KAMPANII

• Na cały czas trwania umowy Wykonawca jest zobowiązany zapewnić kierownika projektu oraz co najmniej dwie osoby operacyjne (grafik, osoba odpowiedzialna za emisję materiałów, copywriter).
• Wykonawca jest zobowiązany do koordynowania całej kampanii, w tym m.in. do:
  1. nadzoru nad terminami podanymi w harmonogramie oraz w media planie,
  2. bieżącego monitorowania efektów prowadzonych działań oraz ich optymalizacji w celu osiągnięcia deklarowanych wskaźników,
  3. nadzoru nad procesem akceptacji materiałów, przekazywania materiałów do emisji/publikacji, itp.
• Wykonawca będzie niezwłocznie powiadamiał Zamawiającego m.in. o:
  1. wszelkich odstępstwach od harmonogramu produkcji i planów emisji/ekspozycji jeżeli takie się wydarzą,
  2. zagrożeniu dotyczącym niemożliwości osiągnięcia zakładanych efektów kampanii, w tym także osiągnięcia deklarowanych w ofercie wskaźników, a w przypadku wystąpienia ww. sytuacji, zobowiązuje się do podjęcia uzgodnionych z Zamawiającym działań, które będą minimalizować ryzyko niewywiązania się przez Wykonawcę z warunków umowy.
• Wykonawca zobowiązuje się do pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym przez cały okres realizacji zadania (spotkania, kontakt telefoniczny i e-mailowy z wyznaczoną osobą lub osobami do kontaktów roboczych po stronie Zamawiającego).
• Wykonawca jest zobowiązany do uczestniczenia w spotkaniach organizowanych przez Zamawiającego w jego siedzibie lub innym miejscu przez niego wskazanym.

 

 

WYMAGANIA OGÓLNE DOTYCZĄCE OPRACOWANIA/PRODUKCJI MATERIAŁÓW NA POTRZEBY KAMPANI

 

1. Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć do akceptacji Zamawiającego wszelkie materiały, które mają być opublikowane, zarówno w mediach społecznościowych, jak i w pozostałych kanałach. Akceptacja Zamawiającego jest niezbędnym warunkiem publikacji wszystkich materiałów.
2. Wszystkie materiały graficzne i filmowe opracowywane przez Wykonawcę na potrzeby kampanii muszą spełniać standardy i wytyczne mediów, w których mają być publikowane (np. rozmiar w pikselach, proporcje obraz/tekst itp.), jak również muszą być utworem, do którego Wykonawca przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie.
3. Wszystkie materiały graficzne, dźwiękowe i filmowe kupowane przez Wykonawcę na potrzeby kampanii, np. elementy składowe grafik, zdjęcia zakupione z banków zdjęć czy podkłady muzyczne muszą mieć możliwość użycia przez Zamawiającego przez czas nieokreślony. W przypadku zakupienia przez Wykonawcę ww. po jego stronie będzie leżało pokrycie kosztów zakupu tych materiałów (z uwzględnieniem kosztów licencji/przeniesienia własności praw autorskich na Zamawiającego).
4. Wszystkie materiały mają być przygotowywane zgodnie z koncepcją i szczegółowymi wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego.
5. Zamawiający rości sobie prawo do zgłaszania poprawek na każdym etapie opracowywania materiałów.
6. Wykonawca odpowiada za wartość merytoryczną, graficzną i techniczną wykonanych i opublikowanych materiałów.
7. Wszystkie opracowywane i publikowane materiały muszą spełniać standardy dotyczące dostępności.
   

Część I

 

W zakresie Projektu: Dzień sportu na Orliku 2021

 

 

Wykonawca zrealizuje następujące działania:

 

 

• przeprowadzi kampanię reklamową Projektu o zasięgu lokalnym/regionalnym/ogólnopolskim. Dokona wyboru i zaplanuje wykorzystanie poszczególnych narzędzi promocyjnych. W tym celu opracuje szczegółową koncepcję oraz strategię mediową wraz z Mediaplanem
• Wykonawca opracuje harmonogram działań w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej, media planu, terminów emisji i publikacji oraz zadań logistycznych realizowanych przez Wykonawcę;
• przygotowanie presspacków dla animatorów,
• W ramach przeprowadzenia kampanii reklamowej Wykonawca zobowiązany jest m.in. do następujących czynności:
  1. opracowania wizualizacji i przygotowania kompletnych projektów graficznych reklam dedykowanych dla różnych nośników i kanałów komunikacji (w tym plakatów, banerów, itp), z uwzględnieniem tekstów reklamowych;
  2. opracowania Mediaplanu, zakupu oraz produkcji reklam (telewizyjnych, radiowych, drukowanych i internetowych);
  3. bezpośredniej realizacji Kampanii, w tym:
     • produkcji materiałów reklamowych według zatwierdzonej specyfikacji dla poszczególnych mediów/nośników;
     • realizacji Mediaplanu, w tym terminowego dostarczania materiałów do emisji oraz bieżącego kontrolowania realizacji kampanii reklamowej;
     • obsługi w zakresie przeformatowywania i edycji layoutów przygotowanych w ramach kampanii projektów, pod kątem bieżących potrzeb Zamawiającego;
     • dystrybucji, emisji i publikacji materiałów reklamowych, plakatów, banerów itp.
     • przygotowywanie tekstów prasowych, komunikatów, a także informacji możliwych do publikacji w mediach społecznościowych
  4. zakupu mediów, emisji/publikacji materiałów w poszczególnych mediach oraz bieżącego monitorowania realizacji poszczególnych części zamówienia, w tym zwłaszcza w zakresie realizacji zakładanych wskaźników mediowych,
• opracuje plan zapewniający realizację właściwej i efektywnej Kampanii promocyjnej Wydarzenia. W tym celu przygotuje szczegółową strategię marketingową Kampanii, uwzględniając cel i założenia Wydarzenia, z uwzględnieniem założeń Programu „Sport wszystkich dzieci”.
• zapewni koordynację ewentualnej realizacji telewizyjnej wydarzeń (bez samej produkcji telewizyjnej),
• zapewni pełną dokumentację wydarzeń oraz przygotuje sprawozdanie dotyczące działań promocyjnych Wydarzenia wraz z dokumentacją audiowizualną i fotograficzną i będzie przedstawiać sprawozdania miesięczne z ogólnym zarysem działań,

 

 

• zapewni obsługę sponsorów oraz partnerów wydarzeń,
• stworzy informacje prasowe związane z Wydarzeniem oraz rozdystrybuuje je wśród dziennikarzy,
• przygotuje zapowiedzi prasowe przedstawicieli Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu, w tym celu zapewni kompleksową obsługę techniczną
• Pozyska głównych patronów medialnych, w tym Polska Press
• zapewni co najmniej 2 wywiady minimum 2-minutowe z przedstawicielem Zamawiającego w 2 telewizjach regionalnych
• Zapewni udział rozpoznawalnej gwiazdy sportu
• Przygotuje profesjonalną ofertę sponsorską dedykowaną dla Projektu
• Zapewni obsługę fotograficzną w co najmniej 2 lokalizacjach

 

W zakresie Projektu: Dzień sportu na Orliku 2021 (planowane miejsca realizacji: 100 Orlików na terenie Polski)

 

• Przeprowadzi kampanię mediową w min.
  1. 9 stacjach radiowych
  2. 2 telewizjach regionalnych
  3. w 800 portalach internetowych
• Przygotuje harmonogram i scenariusz audycji
• W ramach kampanii mediowej Wykonawca zleci:
• 250 emisji spotów radiowych (o długości od 8 do 15 sekund)
• 900 publikacji (ogłoszeń) na temat Projektu w najpopularniejszych lokalnych oraz ogólnopolskich portalach informacyjnych
• emisje 2 materiałów telewizyjnych w tym jednego felietonu lub reportażu w regionalnych stacjach telewizyjnych wraz z 12 bilbordami sponsorskimi lub zapowiedziami
• zrealizowanie min 15 publikacji o Projekcie w prasie regionalnej

 

 

Wykonawca zaprojektuje logotypy i układy graficzne dla następujących materiałów promocyjnych: banery, plakaty, dyplomy, koszulki, flagi, smycze, itp.

 

Wykonawca przeprowadzi kampanią outdoorową wydarzeń w lokalizacjach, w których odbywać się będzie Wydarzenie. Wykonawca przygotuje i wyprodukuje następujące materiały:

 

• koszulki dla obsługi technicznej – 100
• koszulki dla wolontariuszy – 200
• banery – 100
• plakaty – 500
• flagi – 2

 

 

 

 

 

 

 

Część II

 

W zakresie Projektu: Ręczna na Orliku 2021

 

Wykonawca zrealizuje następujące działania:

 

 

• przeprowadzi kampanię reklamową Projektu o zasięgu lokalnym/regionalnym/ogólnopolskim. Dokona wyboru i zaplanuje wykorzystanie poszczególnych narzędzi promocyjnych. W tym celu opracuje szczegółową koncepcję oraz strategię mediową wraz z Mediaplanem
• Wykonawca opracuje harmonogram działań w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej, media planu, terminów emisji i publikacji oraz zadań logistycznych realizowanych przez Wykonawcę;
• W ramach przeprowadzenia kampanii reklamowej Wykonawca zobowiązany jest m.in. do następujących czynności:
  1. opracowania wizualizacji i przygotowania kompletnych projektów graficznych reklam dedykowanych dla różnych nośników i kanałów komunikacji (w tym plakatów, banerów, reklam typu „FULLBACK”[1], reklam do umieszczania w środkach komunikacji miejskiej, itp), z uwzględnieniem tekstów reklamowych;
  2. opracowania Mediaplanu, zakupu oraz produkcji reklam (telewizyjnych, radiowych, drukowanych i internetowych);
  3. bezpośredniej realizacji Kampanii, w tym:
     • produkcji materiałów reklamowych według zatwierdzonej specyfikacji dla poszczególnych mediów/nośników;
     • realizacji Mediaplanu, w tym terminowego dostarczania materiałów do emisji oraz bieżącego kontrolowania realizacji kampanii reklamowej;
     • obsługi w zakresie przeformatowywania i edycji layoutów przygotowanych w ramach kampanii projektów, pod kątem bieżących potrzeb Zamawiającego;
     • dystrybucji, emisji i publikacji materiałów reklamowych, plakatów, ulotek, banerów itp.
     • przygotowywanie tekstów prasowych, komunikatów, a także informacji możliwych do publikacji w mediach społecznościowych
  4. zakupu mediów, emisji/publikacji materiałów w poszczególnych mediach oraz bieżącego monitorowania realizacji poszczególnych części zamówienia, w tym zwłaszcza w zakresie realizacji zakładanych wskaźników mediowych,
• opracuje plan zapewniający realizację właściwej i efektywnej Kampanii promocyjnej Wydarzenia. W tym celu przygotuje szczegółową strategię marketingową Kampanii, uwzględniając cel i założenia Wydarzenia, z uwzględnieniem założeń Programu „Sport wszystkich dzieci”.
• zapewni koordynację ewentualnej realizacji telewizyjnej wydarzeń (bez samej produkcji telewizyjnej),
• zapewni pełną dokumentację wydarzeń oraz przygotuje sprawozdanie dotyczące działań promocyjnych Wydarzenia wraz z dokumentacją audiowizualną i fotograficzną, i będzie przedstawiać sprawozdania miesięczne z ogólnym zarysem działań,
• zapewni obsługę sponsorów oraz partnerów wydarzeń,
• stworzy informacje prasowe związane z Wydarzeniem oraz rozdystrybuuje je wśród dziennikarzy,
• przygotuje zapowiedzi prasowe przedstawicieli Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu, w tym celu zapewni kompleksową obsługę techniczną
• Pozyska głównych patronów medialnych, w tym Polska Press
• zapewni co najmniej 2 wywiady minimum 2-minutowe z przedstawicielem Zamawiającego w telewizjach regionalnych
• Zapewni udział rozpoznawalnej gwiazdy piłki ręcznej
• Przygotuje profesjonalną ofertę sponsorską dedykowaną dla Projektu
• Zapewni obsługę fotograficzną na co najmniej 2 etapach wojewódzkich i finale ogólnopolskim.

 

W zakresie Projektu: Ręczna na Orliku (planowane miejsce 12 województw oraz event finałowy w Kielcach

 

• Przeprowadzi kampanię mediową w min.
  1. 9 stacjach radiowych
  2. 2 telewizjach regionalnych
  3. 680 portalach internetowych
  4. Przygotuje harmonogram i scenariusz audycji
• W ramach kampanii mediowej Wykonawca zleci:
  1. 250 emisji spotów radiowych (o długości od 8 do 15 sekund) w tym w minimum trzech rozgłośniach na terenie województwa świętokrzyskiego.
  2. 800 emisji publikacji (ogłoszeń) na temat Projektu w najpopularniejszych lokalnych oraz ogólnopolskich portalach informacyjnych w tym minimum trzech na terenie województwa świętokrzyskiego
  3. emisje 2 materiałów telewizyjnych w tym jednego felietonu lub reportażu z eventu finałowego w Kielcach w regionalnych stacjach telewizyjnych wraz z 12 bilbordami sponsorskimi lub zapowiedziami
  4. zrealizowanie min 8 publikacji o Projekcie w prasie regionalnej

 

 

Wykonawca zaprojektuje logotypy i układy graficzne dla następujących materiałów promocyjnych: banery, ulotki, plakaty, dyplomy, medale, koszulki, flagi, smycze, puchary, itp.

 

Wykonawca przeprowadzi kampanią outdoorową wydarzeń w lokalizacjach, w których odbywać się będzie Wydarzenie. Wykonawca przygotuje i wyprodukuje następujące materiały:

• smycze – 192
• opaski odblaskowe – 192
• znaczniki – 192
• banery – 15
• plakaty – 1440
• ramka instagramowa – 1
• ścianka – 1
• flagi – 6
• koszulki dla wolontariuszy na finał w Kielcach – 20
• koszulki dla obsługi na finał w Kielcach – 30

 

 

Część III

 

W zakresie Projektu: Festiwal biegowy

 

 

Wykonawca zrealizuje następujące działania:

 

 

• przeprowadzi kampanię reklamową Projektu o zasięgu lokalnym. Dokona wyboru i zaplanuje wykorzystanie poszczególnych narzędzi promocyjnych. W tym celu opracuje szczegółową koncepcję oraz strategię mediową wraz z Mediaplanem
• Wykonawca opracuje harmonogram działań w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej, media planu, terminów emisji i publikacji oraz zadań logistycznych realizowanych przez Wykonawcę;
• W ramach przeprowadzenia kampanii reklamowej Wykonawca zobowiązany jest m.in. do następujących czynności:
  1. opracowania wizualizacji i przygotowania kompletnych projektów graficznych reklam dedykowanych dla różnych nośników i kanałów komunikacji (w tym plakatów, banerów, itp), z uwzględnieniem tekstów reklamowych;
  2. opracowania Mediaplanu, zakupu oraz produkcji reklam (telewizyjnych, drukowanych i internetowych);
  3. bezpośredniej realizacji Kampanii, w tym:
     • produkcji materiałów reklamowych według zatwierdzonej specyfikacji dla poszczególnych mediów/nośników;
     • realizacji Mediaplanu, w tym terminowego dostarczania materiałów do emisji oraz bieżącego kontrolowania realizacji kampanii reklamowej;
     • obsługi w zakresie przeformatowywania i edycji layoutów przygotowanych w ramach kampanii projektów, pod kątem bieżących potrzeb Zamawiającego;
     • dystrybucji, emisji i publikacji materiałów reklamowych, plakatów, banerów itp.
     • przygotowywanie tekstów prasowych, komunikatów, a także informacji możliwych do publikacji w mediach społecznościowych
  4. zakupu mediów, emisji/publikacji materiałów w poszczególnych mediach oraz bieżącego monitorowania realizacji poszczególnych części zamówienia, w tym zwłaszcza w zakresie realizacji zakładanych wskaźników mediowych,
• opracuje plan zapewniający realizację właściwej i efektywnej Kampanii promocyjnej Wydarzenia. W tym celu przygotuje szczegółową strategię marketingową Kampanii, uwzględniając cel i założenia Wydarzenia, z uwzględnieniem założeń Programu „Sport wszystkich dzieci”.
• zapewni koordynację ewentualnej realizacji telewizyjnej wydarzeń (bez samej produkcji telewizyjnej),
• zapewni pełną dokumentację wydarzeń oraz przygotuje sprawozdanie dotyczące działań promocyjnych Wydarzenia wraz z dokumentacją audiowizualną i fotograficzną
• zapewni obsługę sponsorów oraz partnerów wydarzeń,
• stworzy informacje prasowe związane z Wydarzeniem oraz rozdystrybuuje je wśród dziennikarzy,
• nagra zapowiedzi prasowe przedstawicieli Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu, w tym celu zapewni kompleksową obsługę techniczną
• Pozyska głównych patronów medialnych, w tym Polska Press
• zapewni co najmniej 2 wywiady minimum 2-minutowe z przedstawicielem Zamawiającego w telewizjach regionalnych
• Zapewni udział rozpoznawalnej gwiazdy sportu
• Przygotuje profesjonalną ofertę sponsorską dedykowaną dla Projektu
• Zapewni obsługę fotograficzną we wszystkich lokalizacjach.

 

W zakresie Projektu: Festiwal Biegowy 2021

 

• Przeprowadzi kampanię mediową w min.

1. 4 stacjach radiowych
2. 1 telewizji regionalnej
3. min 350 portalach internetowych

• Przygotuje harmonogram i scenariusz audycji
• W ramach kampanii mediowej Wykonawca zleci:
  1. min 110 emisji spotów radiowych (o długości od 8 do 15 sekund)
  2. min 400 emisji publikacji (ogłoszeń) na temat Projektu w najpopularniejszych lokalnych portalach informacyjnych
  3. emisje 1 materiału telewizyjnego w regionalnej stacji telewizyjnej wraz z 10 bilbordami sponsorskimi lub zapowiedziami
  4. zrealizowanie min 4 publikacji o Projekcie w prasie regionalnej

 

 

Wykonawca zaprojektuje logotypy i układy graficzne dla następujących materiałów promocyjnych: banery, ulotki, plakaty, dyplomy, medale, koszulki, flagi, smycze, puchary, itp.

 

Wykonawca przeprowadzi kampanią outdoorową wydarzeń w lokalizacjach, w których odbywać się będzie Wydarzenie. Wykonawca przygotuje i wyprodukuje następujące materiały:

 

• koszulki dla obsługi technicznej – 50
• koszulki dla wolontariuszy – 100
• koszulki dla uczestników – 600
• bidony – 600
• banery – 5
• plakaty
• flagi – 6

 

 

 

Część IV

 

 

W zakresie Projektu: Zagraj w Palanta na Orliku

 

 

Wykonawca zrealizuje następujące działania:

 

 

• przeprowadzi kampanię reklamową Projektu o zasięgu lokalnym/regionalnym/ogólnopolskim. Dokona wyboru i zaplanuje wykorzystanie poszczególnych narzędzi promocyjnych. W tym celu opracuje szczegółową koncepcję oraz strategię mediową wraz z Mediaplanem
• Wykonawca opracuje harmonogram działań w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej, media planu, terminów emisji i publikacji oraz zadań logistycznych realizowanych przez Wykonawcę;
• W ramach przeprowadzenia kampanii reklamowej Wykonawca zobowiązany jest m.in. do następujących czynności:
  1. opracowania wizualizacji i przygotowania kompletnych projektów graficznych reklam dedykowanych dla różnych nośników i kanałów komunikacji (w tym plakatów, ulotek, banerów, itp), z uwzględnieniem tekstów reklamowych;
  2. opracowania Mediaplanu, zakupu oraz produkcji reklam (radiowych, drukowanych i internetowych);
  3. bezpośredniej realizacji Kampanii, w tym:
     • produkcji materiałów reklamowych według zatwierdzonej specyfikacji dla poszczególnych mediów/nośników;
     • realizacji Mediaplanu, w tym terminowego dostarczania materiałów do emisji oraz bieżącego kontrolowania realizacji kampanii reklamowej;
     • obsługi w zakresie przeformatowywania i edycji layoutów przygotowanych w ramach kampanii projektów, pod kątem bieżących potrzeb Zamawiającego;
     • dystrybucji, emisji i publikacji materiałów reklamowych, plakatów, banerów itp.
     • przygotowywanie tekstów prasowych, komunikatów, a także informacji możliwych do publikacji w mediach społecznościowych
  4. zakupu mediów, emisji/publikacji materiałów w poszczególnych mediach oraz bieżącego monitorowania realizacji poszczególnych części zamówienia, w tym zwłaszcza w zakresie realizacji zakładanych wskaźników mediowych,
• opracuje plan zapewniający realizację właściwej i efektywnej Kampanii promocyjnej Wydarzenia. W tym celu przygotuje szczegółową strategię marketingową Kampanii, uwzględniając cel i założenia Wydarzenia, z uwzględnieniem założeń Programu „Sport wszystkich dzieci”.
• zapewni koordynację ewentualnej realizacji telewizyjnej wydarzeń (bez samej produkcji telewizyjnej),
• zapewni pełną dokumentację wydarzeń oraz przygotuje sprawozdanie dotyczące działań promocyjnych Wydarzenia wraz z dokumentacją audiowizualną i fotograficzną
• zapewni obsługę sponsorów oraz partnerów wydarzeń,
• stworzy informacje prasowe związane z Wydarzeniem oraz rozdystrybuuje je wśród dziennikarzy,
• przygotuje zapowiedzi prasowe przedstawicieli Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu, w tym celu zapewni kompleksową obsługę techniczną
• Pozyska głównych patronów medialnych, w tym Polska Press
• Przygotuje profesjonalną ofertę sponsorską dedykowaną dla Projektu
• Zapewni obsługę fotograficzną w 2 lokalizacjach.

 

 

W zakresie Projektu:  „Zagraj w Palanta na Orliku”

 

• Przeprowadzi kampanię mediową w min.
  1. 5 stacjach radiowych
  2. min 300 portalach internetowych
• Przygotuje harmonogram i scenariusz audycji
• W ramach kampanii mediowej Wykonawca zleci:
  1. 80 emisji spotów radiowych (o długości od 8 do 15 sekund)
  2. 400 publikacji (ogłoszeń) na temat Projektu w najpopularniejszych lokalnych portalach informacyjnych
  3. zrealizowanie min 3 publikacji o Projekcie w prasie regionalnej

 

 

Wykonawca zaprojektuje logotypy i układy graficzne dla następujących materiałów promocyjnych: banery, ulotki, plakaty, dyplomy, medale, koszulki, flagi, smycze, puchary, itp.

 

Wykonawca przeprowadzi kampanią outdoorową wydarzeń w lokalizacjach, w których odbywać się będzie Wydarzenie. Wykonawca przygotuje i wyprodukuje następujące materiały:

 

 

• koszulki dla obsługi technicznej – 50
• koszulki dla wolontariuszy – 50
• smycze – 500
• opaski odblaskowe – 500
• banery – 5
• plakaty – 50
• ramka instagramowa – 1
• flagi – 4

 

 

 

 

 

Dla wszystkich projektów

 

Wybór stacji telewizyjnych, rozgłośni radiowych oraz internetowych portali informacyjnych wymaga uzgodnienia i akceptacji Zamawiającego. Opracowanie treści spotów/ogłoszeń leży po stronie Wykonawcy. Spoty radiowe i telewizyjne muszą zawierać co najmniej jednego lektora, podkład dźwiękowy, podkład wizualny (w przypadku spotów telewizyjnych) informację o współfinansowaniu przekazaną Wykonawcy przez Zamawiającego. Spoty muszą zostać przygotowane w oparciu o wytyczne i materiały (logo wydarzenia, plakat, hasła przewodnie, materiały audiowizualne) przekazane przez Zamawiającego. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji opracowane scenariusze spotów/ogłoszeń, a po ich zatwierdzeniu, propozycje każdego ze spotów/ogłoszeń, które będą zawierać: animacje, dźwięk oraz tekst spotu. Wszystkie spoty muszą uzyskać akceptację Zamawiającego przed rozpoczęciem produkcji. Ścieżka dźwiękowa i scenariusz oraz gotowe wersje spotów będą akceptowane przez Zamawiającego bez określenia limitu akceptacji (aż do zaakceptowania przez Zamawiającego). Do zadań Wykonawcy w trakcie realizacji zamówienia należy informowanie o postępach prac dotyczących kampanii promocyjnej w formie cotygodniowego krótkiego raportu. Raport ma być przekazywany Zamawiającemu drogą elektroniczną.

 

We wszystkich materiałach musi być zawarta informacja o fakcie finansowania ze środków Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej

 

Wsparcie logistyczne (w przypadku wystąpienia konieczności i wyraźnego zlecenia)

 

• Opracuje plany techniczne miejsc w których odbywać się będą Wydarzenia pod kątem ich montażu, demontażu oraz przeprowadzenia,
• stworzy scenariusz Wydarzenia i poczyni niezbędne działania celem zapewnienia jego realizacji
• wykona spis wykorzystywanych powierzchni hal w których odbędzie się Wydarzenie i ich przeznaczenie wraz z planami aranżacji,
• wykona harmonogram wejść/wyjść z obiektów w których odbędą się Wydarzenia, harmonogram godzinowy operacji halowych, szczegółowy minutowy harmonogram wydarzeń, szczegółowy harmonogram montaży i demontaży wydarzeń,
• zapewni harmonogram przekazania i odbioru obiektów,
• zapewni koordynację i zlecenie wykonania map i oznakowania obiektów,
• zapewni współpracę z dedykowanym przez operatorów obiektów w których odbędą się wydarzenia, zespołem, w celu bezpiecznego przeprowadzenia wydarzeń zgodnie z planem operacyjnym obiektów,
• stworzy szczegółowy opis przeprowadzenia wydarzeń (manual) dzięki któremu wszystkie zajęcia podczas wydarzeń będą mogły się odbyć na oczekiwanym przez Zleceniodawcę poziomie.

 

PRZYGOTOWANIE I PRZEKAZANIE RAPORTÓW ORAZ MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

 

1. Wykonawca wyraża zgodę, aby wszystkie projekty/treści tworzone w ramach kampanii były wykorzystywane w ramach bieżących działań promocyjnych prowadzonych bezkosztowo przez Zamawiającego, np. publikacja na stronie internetowej Zamawiającego. Wykonawca wyraża także zgodę na udostępnianie wybranych materiałów (np. teksty, grafiki, zdjęcia) innym instytucjom (np. Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Spotu).
2. Po zakończeniu kampanii Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu raport końcowy (w wersji elektronicznej oraz papierowej) dokumentujący wszystkie działania zrealizowane w ramach kampanii. Raport musi być podzielony na części odpowiadające poszczególnym Projektom i działaniom, a każda część musi zawierać wszystkie wymagane dla danego działania informacje i wskaźniki zgodnie z założeniami zamówienia.
3. Wraz z raportem końcowym Wykonawca dostarczy Zamawiającemu: wersje finalne wszystkich materiałów graficznych i filmowych (wersje emisyjne) powstałych w ramach realizacji umowy – wersje zaakceptowane przez Zamawiającego, we wszystkich wymaganych formatach oraz wersjach językowych i z audiodeskrypcją oraz ich pliki źródłowe.
4. Komplet materiałów (raport, archiwalne materiały graficzne i filmowe, potwierdzenia zlecenia emisji w poszczególnych mediach) musi być dostarczony w 2 egz. na opisanych i oznakowanych płytach DVD/pendrivach/dyskach zewnętrznych. W przypadku materiałów filmowych wymagane jest zamieszczenie plików MPG4 lub MOV (jakość DVD) oraz plików w formacie AVI (do emisji w Internecie, max 45MB). Raport w wersji papierowej musi być podpisany przez osoby/osobę do tego upoważnioną ze strony Wykonawcy.
5. Przekazanie zweryfikowanego i zaakceptowanego przez Zamawiającego raportu końcowego (przy czym ma być on przekazany nie później niż tydzień po zakończeniu Umowy), materiałów archiwalnych oraz podpisanie protokołu odbioru będzie podstawą do rozliczenia całej kampanii.

 

 

Warunki udziału w postępowaniu.

 

• Posiadanie wiedzy i doświadczenia oraz potencjału kadrowego i organizacyjnego

 

Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:

1. Dysponuje min 1 osobą, która była zaangażowana w realizację co najmniej 1 usługi o wartości minimum 150 000 PLN brutto polegającą świadczeniu usługi przygotowania, przeprowadzenia i obsługi kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz ze wsparciem logistycznym Projektu z zakresu upowszechniania sportu realizowanego ze środków publicznych;
2. osoby dedykowane do wykonania usługi były zaangażowane w co najmniej 10 Projektów odpowiadających charakterowi zadaniom realizowanym przez Zamawiającego w ramach Programu Sport wszystkich Dzieci w ramach których wykonywał działania odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia
3. Zamawiający wymaga od Oferenta potwierdzenia koordynacji trzech wydarzeń sportowych z wykorzystaniem środków publicznych o liczbie uczestników co najmniej 10 000 (każda z imprez)
4. Zamawiający wymaga od Oferenta skierowania do realizacji zadania minimum dwóch osób,  które mają doświadczenie w realizacji kampanii ogólnopolskich między innymi z takimi  mediami jak Grupa Polska Press oraz Polskie Radio.
5. Zamawiający wymaga od Oferenta wykazania doświadczenia w planowaniu i realizacji kampanii medialnej wydarzenia sportowego o liczbie uczestników co najmniej 12 000 osób oraz jego realizacji telewizyjnej.
6. dysponuje profesjonalnym zespołem dedykowanym do realizacji przedmiotu zamówienia.

 

 

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu ofertowym, Wykonawca składa wykaz wykonanych usług wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

 

Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane należycie są:

• poświadczenie lub inny dokument potwierdzający należyte wykonanie usługi,
• oświadczenie wykonawcy – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej. Jeśli wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania poświadczenia.

 

W razie konieczności, szczególnie gdy wykaz usług lub dowody potwierdzające czy usługi zostały wykonane należycie budzą wątpliwości Zamawiającego, zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio zamawiającemu.

 

W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, o którym mowa powyżej zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej

 

Wykonawca przedłoży wykaz osób, o których mowa w pkt IV wraz z informacją o ich doświadczeniu.

 

Kryteria oceny ofert.

 

• Cena 30%

 

Liczba punktów w kryterium Cena jaką oferta otrzyma zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

C = (Cmin/Cof) x 30

 

gdzie:

C:           liczba punktów w kryterium „Cena” oferty ocenianej,

C_min:       cena brutto najtańszej oferty

C_of:         cena brutto oferty ocenianej

 

• Potencjał kadrowy 30%

 

Ocena punktowa za przedmiotowe kryterium zostanie wyliczona na podstawie
punktów uzyskanych tj.

 

Wykonawca potwierdzenia koordynację trzech wydarzeń sportowych z wykorzystaniem środków publicznych o liczbie uczestników co najmniej 12 000 (każda z imprez)	TAK– 10 pkt  NIE – 0 pkt
Wykonawca kieruje do realizacji zadania dwie osoby,  które mają doświadczenie w realizacji kampanii ogólnopolskich między innymi z takimi  mediami jak Grupa Polska Press oraz Polskie Radio	TAK– 10 pkt NIE – 0 pkt
doświadczenie w planowaniu i realizacji kampanii medialnej wydarzenia sportowego o liczbie uczestników co najmniej 12 000 osób oraz  jego realizacji telewizyjnej.	TAK– 10 pkt NIE – 0 pkt

 

a następnie przy użyciu wzoru matematycznego, gdzie liczba punktów zostanie pomnożona przez wagę kryterium, zgodnie z modułem proporcjonalności:

P_pk =  (P_{pk b} : P_{pk max}) x 100 x 30%

gdzie:

P_pk – wartość punktowa w kryterium „potencjał kadrowy”;

P_{pk b} – liczba punktów uzyskana za potencjał kadrowy przez ofertę badaną;

P_{pk max}  –  maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania za potencjał kadrowy.

• Atrakcyjność graficzna projektów – 30%

 

Punkty za to kryterium zostaną przyznane na podstawie i w zakresie punktacji poszczególnych kryteriów szczegółowych, zgodnie z poniższymi kryteriami:

 

• atrakcyjność graficzna koncepcji, układ graficzny i zastosowane elementy graficzne podnoszące przystępność tekstu (0-10 pkt)
• spójność grafiki z prezentowaną treścią merytoryczną (0-10 pkt)
• dostosowanie grafiki do treści merytorycznej (0-10 pkt)

 

• Jakość oferty – 10%

 

J = (Jmin/Jmax) x 10

 

gdzie:

J:            liczba punktów w kryterium „Jakość” oferty ocenianej,

J_i:           Ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie za kryterium „Jakość”

C_max:      Maksymalna liczba 10 punktów jaką można otrzymać za kryterium

„Jakość”

 

Ocena ofert w ramach kryterium „Jakość” dokonana zostanie na podstawie wiedzy członków merytorycznych komisji przetargowej. Punkty za kryterium „Jakość” zostaną przyznane przez każdego członka komisji przetargowej dokonującego oceny w skali od 0 do 10 punktów. Ocena spełnienia kryterium zostanie dokonana w systemie 0-5, 0-10 za dane kryterium. Łączna liczba punktów przyznana przez dokonujących oceny członków merytorycznych komisji w tym kryterium zostanie zsumowana i podzielona przez liczbę członków komisji dokonujących oceny (liczbę członków merytorycznych), a następnie waga tego kryterium dla ocenianej oferty zostanie obliczona zgodnie z wzorem

 

Inne informacje, Termin, miejsce i sposób składania ofert.

 

Wykonawca nie dopuszcza dzielenia zamówienia na części

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny. Z tytułu zamknięcia postępowania przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Wykonawca akceptuje warunki zastrzeżone przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu.

 

Ofertę należy złożyć na Formularzu oferty, do dnia 5 maja 2021 r., w formie pisemnej do godz. 10⁰⁰. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego:  84-100 Puck, ul. Zamkowa 6 –
w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Przetarg w trybie Kodeksu cywilnego na Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz ze wsparciem logistycznym Projektów:

1)   Dzień Sportu na Orliku 2021

2)   Ręczna na Orliku 2021

3)   Festiwal biegowy

4)   Zagraj w Palanta na Orliku”

 

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data wpływu oferty.

 

Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na formularzu sporządzonym przez Wykonawcę pod warunkiem, że treść złożonego formularza odpowiadać będzie wymogom Zamawiającego określonym w Zapytaniu ofertowym.

FORMULARZ OFERTY

 

 

Fundacja Orły Sportu

 

 

W odpowiedzi na Przetarg w trybie Kodeksu cywilnego na Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz ze wsparciem logistycznym Projektów:

1)         Dzień Sportu na Orliku 2021

2)         Ręczna na Orliku

3)         Festiwal biegowy

4)         Zagraj w Palanta na Orliku

 

Wykonawca przedstawia ofertę cenową za wykonanie przedmiotu zamówienia.

 

Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca ofertuje cenę łączną …………… zł brutto (cena netto ………………, podatek VAT …..%),

 

Oświadczamy, że cena oferty zawiera wszystkie koszty wykonania zamówienia, jakie ponosi Zamawiający w przypadku wyboru niniejszej oferty.

 

Oświadczamy, że dysponujemy potencjałem kadrowym i technicznym zapewniającym realizację całości zamówienia w terminach określonych w zapytaniu ofertowym.

 

Oświadczamy, że spełniamy wszystkie warunki udziału w postępowaniu.

 

Oświadczamy, że akceptujemy warunek, iż w przypadku zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny, nie przysługują nam żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego.

 

 

[1] Dotyczy Projektu: Ręczna na Orliku w Kielcach