Zamówienia publiczne

I. Przedmiot przetargu:

Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych Projektów:

1) 30 Orlików na następne 100-lecie Niepodległości
2) Wielka lekcja WF z siatkówką 2022
3) Festiwal Rekordów na Orliku 2022

realizowanych w ramach Programu Ministra Sportu i Turystyki pn. „Sport dla Wszystkich” (dalej jako „Program”)

II. Termin realizacji zamówienia

Od dnia podpisania umowy do dnia 30 listopada 2022 z uwzględnieniem dat realizacji projektów.

1) 30 Orlików na następne 100-lecie Niepodległości (do dnia 30.11.2022)
2) Wielka lekcja WF z siatkówką 2022 (do dnia 30.11.2022)
3) Festiwal Rekordów na Orliku 2022 (do dnia 31.10.2022)

III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Opis Przedmiotu Zamówienia

Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych następujących Projektów:

1) 30 Orlików na następne 100-lecie Niepodległości
2) Wielka lekcja WF z siatkówką 2022
3) Festiwal Rekordów na Orliku 2022

realizowanych w ramach Programu Ministra Sportu i Turystyki pn. „Sport dla Wszystkich” (dalej jako „Program”)

Sport dla Wszystkich
L.p.
Projekt
liczba planowanych imprez
miejscowość
minimalna liczba uczestników (bez widowni, kibiców, rodziców)
daty planowanych imprez
1
30 orlików na następne 100-lecie Niepodległości
30 x 10 = 300 zajęć
30 lokalizacji: Barlinek, Bełżyce, Drawsko Pomorskie, Jaroszów, Kasina Wielka, Klimontów,
Kołobrzeg, Kunów, Lipusz, Łagiewniki, Miłomłyn, Monkinie, Orońsko, Płoty, Powidz, Poznań,
Przemyśl, Puck, Sieciechowice, Sierakowice, Sierpc, Skierniewice, Sobiekursk, Stare Dłutowo,
Trzebieszów, Władysławów, Zakręt, Zaklików, Zbąszynek, Zduńska Wola
30 x 100 = 3 000
01.06- 31.10.2022
2
Festiwal Rekordów na Orliku 2022
10
Puck
100
01.06.2022

Barlinek
100
09.06.2022

Władysławowo
100
17.06.2022

Władysławów
100
18.06.2022

Orońsko
100
21.06.2022

Monkinie
100
21.06.2022

Łagiewniki
100
21.06.2022

Lipusz
100
27.06.2022

Olecko
100
15.08.2022

Unisław
100
20.08.2022
3
Wielka lekcja WF z siatkówką 2022
6
Świedziebnia
160
14.06.2022

Przemyśl
160
21.06.2022

Lębork
160
13.09.2022

Środa Wielkopolska
160
14.09.2022

Turek
160
15.09.2022

Wałcz
160
20.09.2022

Zamawiający zastrzega, że w uzasadnionych przypadkach lokalizacje i daty, o których mowa w tabeli powyżej mogą ulec zmianie.

Kampania i działania Wykonawcy mają wpisywać się w cele Programu, być zgodne z ideami i wartościami wyrażonymi w projekcie, w szczególności uwzględniać adresatów Programu, cele Zadania, w tym m.in.:
• promocja aktywności fizycznej wśród dzieci i młodzieży
• krzewienie idei fair play;
• ograniczenie agresji i patologii wśród dzieci i młodzieży
• wyrównywanie szans dzieci i młodzieży w dostępie do sportu

Na kampanię informacyjno-promocyjną składa się w szczególności: zaplanowanie, zakup i produkcja kampanii w mediach, produkcja zewnętrznych nośników informacyjnych, zakup i produkcja zewnętrznych nośników reklamowych, produkcja materiałów informacyjno-promocyjnych, dystrybucja materiałów reklamowych i inne działania opisane w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

Wraz ze złożeniem oferty Wykonawca dostarczy następujące dokumenty: projekt planu kampanii informacyjno-promocyjnej, projekt media planu dla prasy, radia i internetu, projekt harmonogramu działań w ramach przedmiotowej kampanii, przykładowe koncepcje grafik dedykowanych do każdego z 3 Projektów Zamawiającego uwzględniające rodzaj Projektu, grupę docelową, terminarz i miejsca realizacji zadań wskazane niżej:

KONCEPCJA REALIZACJI KAMPANII
1) Realizacja kampanii ma opierać się na przedstawionej przez Wykonawcę w ofercie strategii, koncepcji (w tym m.in. spójnej kreacji dla wszystkich kanałów i narzędzi promocyjnych zastosowanych w kampanii) oraz media planie, jednak Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy uszczegółowienia i bieżącej aktualizacji ww. dokumentów (dot. zwłaszcza media planu) po podpisaniu umowy, przy ścisłej współpracy z Zamawiającym.
2) Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany koncepcji realizacji poszczególnych części składowych kampanii w trakcie trwania umowy, w celu osiągnięcia przez Wykonawcę deklarowanych wskaźników oraz celów kampanii. Będzie to jednak możliwe tylko wtedy, gdyby realizacja wspomnianych wskaźników i celów była zagrożona z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. Wykonawca jednocześnie musi przedstawić dowód, ukazujący przyczyny takiej sytuacji. Taka modyfikacja musi być zaakceptowana mailowo przez Zamawiającego i nie będzie wymagała zawarcia aneksu do umowy.
3) Wykonawca musi opracować i przekazać Zamawiającemu najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy harmonogram realizacji kampanii zawierający m.in. terminy potrzebne na opracowanie kreacji, zaprojektowanie i produkcję poszczególnych materiałów promocyjnych.
4) Zmiany, o których mowa w pkt 2 i 3 powyżej nie powodują zmiany Umowy i konieczności podpisania aneksu do Umowy.
5) Raport końcowy z realizacji kampanii ma zawierać informacje na temat realnie osiągniętych wskaźników w ramach kampanii.

KOORDYNACJA I OBSŁUGA KAMPANII
1) Na cały czas trwania umowy Wykonawca jest zobowiązany zapewnić kierownika projektu oraz co najmniej dwie osoby operacyjne (grafik, osoba odpowiedzialna za emisję materiałów, copywriter).
2) Wykonawca jest zobowiązany do koordynowania całej kampanii, w tym m.in. do:
a. nadzoru nad terminami podanymi w harmonogramie oraz w media planie,
b. bieżącego monitorowania efektów prowadzonych działań oraz ich optymalizacji w celu osiągnięcia deklarowanych wskaźników,
c. nadzoru nad procesem akceptacji materiałów, przekazywania materiałów do emisji/publikacji, itp.
3) Wykonawca będzie niezwłocznie powiadamiał Zamawiającego m.in. o:
a. wszelkich odstępstwach od harmonogramu produkcji i planów emisji/ekspozycji jeżeli takie się wydarzą,
b. zagrożeniu dotyczącym niemożliwości osiągnięcia zakładanych efektów kampanii, w tym także osiągnięcia deklarowanych w ofercie wskaźników, a w przypadku wystąpienia ww. sytuacji, zobowiązuje się do podjęcia uzgodnionych z Zamawiającym działań, które będą minimalizować ryzyko niewywiązania się przez Wykonawcę z warunków umowy.
4) Wykonawca zobowiązuje się do pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym przez cały okres realizacji zadania (spotkania, kontakt telefoniczny i e-mailowy z wyznaczoną osobą lub osobami do kontaktów roboczych po stronie Zamawiającego).
5) Wykonawca jest zobowiązany do uczestniczenia w spotkaniach organizowanych przez Zamawiającego w jego siedzibie lub innym miejscu przez niego wskazanym.

WYMAGANIA OGÓLNE DOTYCZĄCE OPRACOWANIA/PRODUKCJI MATERIAŁÓW NA POTRZEBY KAMPANII

1. Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć do akceptacji Zamawiającego wszelkie materiały, które mają być opublikowane, zarówno w mediach społecznościowych, jak i w pozostałych kanałach. Akceptacja Zamawiającego jest niezbędnym warunkiem publikacji wszystkich materiałów.
2. Wszystkie materiały graficzne i filmowe opracowywane przez Wykonawcę na potrzeby kampanii muszą spełniać standardy i wytyczne mediów, w których mają być publikowane (np. rozmiar w pikselach, proporcje obraz/tekst itp.), jak również muszą być utworem, do którego Wykonawca przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie.
3. Wszystkie materiały graficzne, dźwiękowe i filmowe kupowane przez Wykonawcę na potrzeby kampanii, np. elementy składowe grafik, zdjęcia zakupione z banków zdjęć czy podkłady muzyczne muszą mieć możliwość użycia przez Zamawiającego przez czas nieokreślony. W przypadku zakupienia przez Wykonawcę ww. po jego stronie będzie leżało pokrycie kosztów zakupu tych materiałów (z uwzględnieniem kosztów licencji/przeniesienia własności praw autorskich na Zamawiającego).
4. Wszystkie materiały mają być przygotowywane zgodnie z koncepcją i szczegółowymi wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego.
5. Zamawiający rości sobie prawo do zgłaszania poprawek na każdym etapie opracowywania materiałów.
6. Wykonawca odpowiada za wartość merytoryczną, graficzną i techniczną wykonanych i opublikowanych materiałów.
7. Wszystkie opracowywane i publikowane materiały muszą spełniać standardy dotyczące dostępności.
8. Materiały promocyjne, logotypy i wzory muszą uwzględniać wytyczne Ministerstwa Sportu i Turystyki.

Część I

W zakresie Projektu: 30 Orlików na następne 100-lecie Niepodległości

Wykonawca zrealizuje następujące działania:

1) przeprowadzi kampanię reklamową Projektu o zasięgu ogólnopolskim. Dokona wyboru i zaplanuje wykorzystanie poszczególnych narzędzi promocyjnych. W tym celu opracuje szczegółową koncepcję oraz strategię mediową wraz z Mediaplanem.
2) Wykonawca opracuje harmonogram działań w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej, media planu, terminów emisji i publikacji realizowanych przez Wykonawcę.
3) W ramach przeprowadzenia kampanii reklamowej Wykonawca zobowiązany jest m.in. do następujących czynności:
a. opracowania wizualizacji i przygotowania kompletnych projektów graficznych reklam dedykowanych dla różnych nośników i kanałów komunikacji (w tym plakatów, banerów, flag, koszulek, certyfikatów/dyplomów itp), z uwzględnieniem tekstów reklamowych;
b. opracowania Mediaplanu, zakupu oraz produkcji reklam (drukowanych i internetowych);
c. bezpośredniej realizacji Kampanii, w tym:
▪ produkcji materiałów reklamowych według zatwierdzonej specyfikacji dla poszczególnych mediów/nośników;
▪ realizacji Mediaplanu, w tym terminowego dostarczania materiałów do emisji oraz bieżącego kontrolowania realizacji kampanii reklamowej;
▪ obsługi w zakresie przeformatowywania i edycji layoutów przygotowanych w ramach kampanii projektów, pod kątem bieżących potrzeb Zamawiającego;
▪ dystrybucji, emisji i publikacji materiałów reklamowych, plakatów, banerów itp.
▪ przygotowywanie tekstów prasowych, komunikatów, a także informacji możliwych do publikacji w mediach społecznościowych
d. zakupu mediów, emisji/publikacji materiałów w poszczególnych mediach oraz bieżącego monitorowania realizacji poszczególnych części zamówienia, w tym zwłaszcza w zakresie realizacji zakładanych wskaźników mediowych,
4) opracuje plan zapewniający realizację właściwej i efektywnej Kampanii promocyjnej Wydarzenia. W tym celu przygotuje szczegółową strategię marketingową Kampanii, uwzględniając cel i założenia Wydarzenia, z uwzględnieniem założeń Programu „Sport dla Wszystkich”
5) zapewni koordynację ewentualnej realizacji telewizyjnej wydarzeń (bez samej produkcji telewizyjnej).
6) zapewni pełną dokumentację wydarzeń oraz przygotuje sprawozdanie dotyczące działań promocyjnych Wydarzenia wraz z dokumentacją audiowizualną i fotograficzną i będzie przedstawiać sprawozdania miesięczne z ogólnym zarysem działań,
7) zapewni obsługę sponsorów oraz partnerów wydarzeń,
8) stworzy informacje prasowe związane z Wydarzeniem oraz rozdystrybuuje je wśród dziennikarzy,
9) przygotuje zapowiedzi prasowe przedstawicieli Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu, w tym celu zapewni kompleksową obsługę techniczną
10) Pozyska głównych patronów medialnych, w tym Polska Press
11) Zapewni i pokryje koszty obsługi fotograficznej w co najmniej 5 lokalizacjach

W zakresie Projektu: 30 Orlików na następne 100-lecie Niepodległości

1) Przeprowadzi kampanię mediową w min.
a. w 450 portalach internetowych
2) W ramach kampanii mediowej Wykonawca zleci:
• 450 publikacji (ogłoszeń) na temat Projektu w najpopularniejszych lokalnych oraz ogólnopolskich portalach informacyjnych
• zrealizowanie min 12 publikacji o Projekcie w prasie regionalnej

Wykonawca zaprojektuje logotypy i układy graficzne dla następujących materiałów promocyjnych: banery, plakaty, koszulki, flagi, medale, dyplomy/certyfikaty itp.

Wykonawca przeprowadzi kampanią outdoorową wydarzeń w lokalizacjach, w których odbywać się będzie Wydarzenie.

Wykonawca przygotuje i wyprodukuje następujące materiały:

1) koszulki dla obsługi technicznej – 40
2) banery (wymiary 3×1) – 32
3) flagi – 4
4) medale okolicznościowe – 200 szt
5) dyplomy/certyfikaty uczestnictwa – 3000 szt

Część II

W zakresie Projektu: Wielka Lekcja WF z siatkówką 2022

Wykonawca zrealizuje następujące działania:

1) przeprowadzi kampanię reklamową Projektu o zasięgu lokalnym/regionalnym/ogólnopolskim. Dokona wyboru i zaplanuje wykorzystanie poszczególnych narzędzi promocyjnych. W tym celu opracuje szczegółową koncepcję oraz strategię mediową wraz z Mediaplanem
2) Wykonawca opracuje harmonogram działań w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej, media planu, terminów emisji i publikacji realizowanych przez Wykonawcę;
3) W ramach przeprowadzenia kampanii reklamowej Wykonawca zobowiązany jest m.in. do następujących czynności:
a. opracowania wizualizacji i przygotowania kompletnych projektów graficznych reklam dedykowanych dla różnych nośników i kanałów komunikacji (w tym plakatów, banerów, flag, dyplomów/certyfikatów), z uwzględnieniem tekstów reklamowych;
b. opracowania Mediaplanu, zakupu oraz produkcji reklam drukowanych i internetowych);
c. bezpośredniej realizacji Kampanii, w tym:
▪ produkcji materiałów reklamowych według zatwierdzonej specyfikacji dla poszczególnych mediów/nośników;
▪ realizacji Mediaplanu, w tym terminowego dostarczania materiałów do emisji oraz bieżącego kontrolowania realizacji kampanii reklamowej;
▪ obsługi w zakresie przeformatowywania i edycji layoutów przygotowanych w ramach kampanii projektów, pod kątem bieżących potrzeb Zamawiającego;
▪ dystrybucji, emisji i publikacji materiałów reklamowych, banerów, flag itp.
▪ przygotowywanie tekstów prasowych, komunikatów, a także informacji możliwych do publikacji w mediach społecznościowych
d. zakupu mediów, emisji/publikacji materiałów w poszczególnych mediach oraz bieżącego monitorowania realizacji poszczególnych części zamówienia, w tym zwłaszcza w zakresie realizacji zakładanych wskaźników mediowych,
4) opracuje plan zapewniający realizację właściwej i efektywnej Kampanii promocyjnej Wydarzenia. W tym celu przygotuje szczegółową strategię marketingową Kampanii, uwzględniając cel i założenia Wydarzenia, z uwzględnieniem założeń Programu „Sport dla Wszystkich”.
5) zapewni koordynację ewentualnej realizacji telewizyjnej wydarzeń (bez samej produkcji telewizyjnej),
6) zapewni pełną dokumentację wydarzeń oraz przygotuje sprawozdanie dotyczące działań promocyjnych Wydarzenia wraz z dokumentacją audiowizualną i fotograficzną, i będzie przedstawiać sprawozdania miesięczne z ogólnym zarysem działań,
7) zapewni obsługę sponsorów oraz partnerów wydarzeń,
8) stworzy informacje prasowe związane z Wydarzeniem oraz rozdystrybuuje je wśród dziennikarzy,
9) przygotuje zapowiedzi prasowe przedstawicieli Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu, w tym celu zapewni kompleksową obsługę techniczną
10) Pozyska głównych patronów medialnych, w tym Polska Press
11) Zapewni profesjonalną obsługę fotograficzną w 6 lokalizacjach.

W zakresie Projektu: Wielka Lekcja WF z siatkówką 2022

1) Przeprowadzi kampanię mediową w min.
a. 400 portalach internetowych
2) W ramach kampanii mediowej Wykonawca zleci:
a. 400 emisji publikacji (ogłoszeń) na temat Projektu w najpopularniejszych lokalnych oraz ogólnopolskich portalach informacyjnych
b. emisje 1 materiału telewizyjnego np. felietonu lub reportażu w regionalnych stacjach telewizyjnych wraz z 12 bilbordami sponsorskimi lub zapowiedziami
c. zrealizowanie min 5 publikacji o Projekcie w prasie regionalnej

Wykonawca zaprojektuje logotypy i układy graficzne dla następujących materiałów promocyjnych: banery, plakaty, dyplomy/certyfikaty, medale, koszulki, flagi, itp.

Wykonawca przeprowadzi kampanią outdoorową wydarzeń w lokalizacjach, w których odbywać się będzie Wydarzenie.

Wykonawca przygotuje i wyprodukuje następujące materiały:
1) banery – (wymiary 3×1) 12 szt
2) flagi – 4
3) koszulki dla wolontariuszy – 72
4) koszulki dla obsługi technicznej – 58
5) medale pamiątkowe – 960 szt
6) dyplomy/certyfikaty uczestnictwa – 960 szt

Część III

W zakresie Projektu: Festiwal Rekordów na Orliku 2022

Wykonawca zrealizuje następujące działania:

1) przeprowadzi kampanię reklamową Projektu o zasięgu lokalnym/regionalnym/ogólnopolskim. Dokona wyboru i zaplanuje wykorzystanie poszczególnych narzędzi promocyjnych. W tym celu opracuje szczegółową koncepcję oraz strategię mediową wraz z Mediaplanem
2) Wykonawca opracuje harmonogram działań w ramach kampanii informacyjno-promocyjnej, media planu, terminów emisji i publikacji realizowanych przez Wykonawcę;
3) W ramach przeprowadzenia kampanii reklamowej Wykonawca zobowiązany jest m.in. do następujących czynności:
a. opracowania wizualizacji i przygotowania kompletnych projektów graficznych reklam dedykowanych dla różnych nośników i kanałów komunikacji (w tym plakatów, banerów, flag, dyplomów/certyfikatów, itp), z uwzględnieniem tekstów reklamowych;
b. opracowania Mediaplanu, zakupu oraz produkcji reklam (drukowanych i internetowych);
c. bezpośredniej realizacji Kampanii, w tym:
▪ produkcji materiałów reklamowych według zatwierdzonej specyfikacji dla poszczególnych mediów/nośników;
▪ realizacji Mediaplanu, w tym terminowego dostarczania materiałów do emisji oraz bieżącego kontrolowania realizacji kampanii reklamowej;
▪ obsługi w zakresie przeformatowywania i edycji layoutów przygotowanych w ramach kampanii projektów, pod kątem bieżących potrzeb Zamawiającego;
▪ dystrybucji, emisji i publikacji materiałów reklamowych, banerów, flag, dyplomów/certyfikatów, itp.
▪ przygotowywanie tekstów prasowych, komunikatów, a także informacji możliwych do publikacji w mediach społecznościowych
d. zakupu mediów, emisji/publikacji materiałów w poszczególnych mediach oraz bieżącego monitorowania realizacji poszczególnych części zamówienia, w tym zwłaszcza w zakresie realizacji zakładanych wskaźników mediowych,
4) opracuje plan zapewniający realizację właściwej i efektywnej Kampanii promocyjnej Wydarzenia. W tym celu przygotuje szczegółową strategię marketingową Kampanii, uwzględniając cel i założenia Wydarzenia, z uwzględnieniem założeń Programu „Sport dla Wszystkich”
5) zapewni koordynację ewentualnej realizacji telewizyjnej wydarzeń (bez samej produkcji telewizyjnej),
6) zapewni pełną dokumentację wydarzeń oraz przygotuje sprawozdanie dotyczące działań promocyjnych Wydarzenia wraz z dokumentacją audiowizualną i fotograficzną
7) zapewni obsługę sponsorów oraz partnerów wydarzeń,
8) stworzy informacje prasowe związane z Wydarzeniem oraz rozdystrybuuje je wśród dziennikarzy,
9) przygotuje zapowiedzi prasowe przedstawicieli Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu, w tym celu zapewni kompleksową obsługę techniczną
10) Pozyska głównych patronów medialnych, w tym Polska Press
11) Zapewni obsługę fotograficzną w 5 lokalizacjach.

W zakresie Projektu: Festiwal Rekordów na Orliku 2022

1) Przeprowadzi kampanię mediową w min.
a. min 250 portalach internetowych
b. 1 telewizji regionalnej
2) Przygotuje harmonogram i scenariusz audycji
3) W ramach kampanii mediowej Wykonawca zleci:
a. 250 publikacji (ogłoszeń) na temat Projektu w najpopularniejszych lokalnych portalach informacyjnych
b. zrealizowanie min 5 publikacji o Projekcie w prasie regionalnej
c. emisję 1 materiału telewizyjnego np. felietonu lub reportażu w regionalnych stacjach telewizyjnych wraz z 12 bilbordami sponsorskimi lub zapowiedziami

Wykonawca zaprojektuje logotypy i układy graficzne dla następujących materiałów promocyjnych: banery, plakaty, medale, koszulki, flagi, dyplomy/certyfikaty, itp.

Wykonawca przeprowadzi kampanią outdoorową wydarzeń w lokalizacjach, w których odbywać się będzie Wydarzenie.
Wykonawca przygotuje i wyprodukuje następujące materiały:

1) koszulki dla obsługi technicznej – 20
2) koszulki dla wolontariuszy – 100
3) banery – 10
4) medale – 1000 szt
5) flagi – 4
6) dyplomy/certyfikaty – 1000 szt
UWAGA – Zamawiający dopuszcza zamówienia mniejszej ilości materiałów lub zrezygnowania z poszczególnych pozycji materiałów promocyjnych.

Dla wszystkich projektów

Wybór stacji telewizyjnych oraz internetowych portali informacyjnych wymaga uzgodnienia i akceptacji Zamawiającego. Opracowanie treści spotów/ogłoszeń leży po stronie Wykonawcy. Spoty radiowe i telewizyjne muszą zawierać co najmniej jednego lektora, podkład dźwiękowy, podkład wizualny (w przypadku spotów telewizyjnych) informację o współfinansowaniu przekazaną Wykonawcy przez Zamawiającego. Spoty muszą zostać przygotowane w oparciu o wytyczne i materiały (logo wydarzenia, plakat, hasła przewodnie, materiały audiowizualne) przekazane przez Zamawiającego. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji opracowane scenariusze spotów/ogłoszeń, a po ich zatwierdzeniu, propozycje każdego ze spotów/ogłoszeń, które będą zawierać: animacje, dźwięk oraz tekst spotu. Wszystkie spoty muszą uzyskać akceptację Zamawiającego przed rozpoczęciem produkcji. Ścieżka dźwiękowa i scenariusz oraz gotowe wersje spotów będą akceptowane przez Zamawiającego bez określenia limitu akceptacji (aż do zaakceptowania przez Zamawiającego). Do zadań Wykonawcy w trakcie realizacji zamówienia należy informowanie o postępach prac dotyczących kampanii promocyjnej w formie cotygodniowego krótkiego raportu. Raport ma być przekazywany Zamawiającemu drogą elektroniczną.

We wszystkich materiałach musi być zawarta informacja o fakcie finansowania ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki

PRZYGOTOWANIE I PRZEKAZANIE RAPORTÓW ORAZ MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

1. Wykonawca wyraża zgodę, aby wszystkie projekty/treści tworzone w ramach kampanii były wykorzystywane w ramach bieżących działań promocyjnych prowadzonych bezkosztowo przez Zamawiającego, np. publikacja na stronie internetowej Zamawiającego. Wykonawca wyraża także zgodę na udostępnianie wybranych materiałów (np. teksty, grafiki, zdjęcia) innym instytucjom (np. Ministerstwo Spotu i Turystyki).
2. Po zakończeniu kampanii Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu raport końcowy (w wersji elektronicznej oraz papierowej) dokumentujący wszystkie działania zrealizowane w ramach kampanii. Raport musi być podzielony na części odpowiadające poszczególnym Projektom i działaniom, a każda część musi zawierać wszystkie wymagane dla danego działania informacje i wskaźniki zgodnie z założeniami zamówienia.
3. Wraz z raportem końcowym Wykonawca dostarczy Zamawiającemu: wersje finalne wszystkich materiałów graficznych i filmowych (wersje emisyjne) powstałych w ramach realizacji umowy – wersje zaakceptowane przez Zamawiającego, we wszystkich wymaganych formatach oraz wersjach językowych i z audiodeskrypcją oraz ich pliki źródłowe.
4. Komplet materiałów (raport, archiwalne materiały graficzne i filmowe, potwierdzenia zlecenia emisji w poszczególnych mediach) musi być dostarczony w 2 egz. na opisanych i oznakowanych płytach DVD/pendrivach/dyskach zewnętrznych. W przypadku materiałów filmowych wymagane jest zamieszczenie plików MPG4 lub MOV (jakość DVD) oraz plików w formacie AVI (do emisji w Internecie, max 45MB). Raport w wersji papierowej musi być podpisany przez osoby/osobę do tego upoważnioną ze strony Wykonawcy.
5. Przekazanie zweryfikowanego i zaakceptowanego przez Zamawiającego raportu końcowego (przy czym ma być on przekazany nie później niż tydzień po zakończeniu Umowy), materiałów archiwalnych oraz podpisanie protokołu odbioru będzie podstawą do rozliczenia całej kampanii.

Warunki udziału w postępowaniu.

1) Posiadanie wiedzy i doświadczenia oraz potencjału kadrowego i organizacyjnego

Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
a) Dysponuje min 1 osobą, która była zaangażowana w realizację co najmniej 1 usługi o wartości minimum 150 000 PLN brutto polegającą świadczeniu usługi przygotowania, przeprowadzenia i obsługi kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych Projektu z zakresu upowszechniania sportu realizowanego ze środków publicznych;
b) osoby dedykowane do wykonania usługi były zaangażowane w co najmniej 5 Projektów odpowiadających charakterowi zadaniom realizowanym przez Zamawiającego w ramach Programu w ramach których wykonywał działania odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia
c) Zamawiający wymaga od Oferenta skierowania do realizacji zadania minimum dwóch osób, które mają doświadczenie w realizacji kampanii ogólnopolskich między innymi z takimi mediami jak Grupa Polska Press
d) Zamawiający wymaga od Oferenta wykazania doświadczenia w planowaniu i realizacji kampanii medialnej wydarzenia sportowego o liczbie uczestników co najmniej 3 000 osób oraz jego realizacji telewizyjnej.
e) dysponuje profesjonalnym zespołem dedykowanym do realizacji przedmiotu zamówienia.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu ofertowym, Wykonawca składa wykaz wykonanych usług wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane należycie są:
• poświadczenie lub inny dokument potwierdzający należyte wykonanie usługi,
• oświadczenie wykonawcy – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej. Jeśli wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania poświadczenia.

W razie konieczności, szczególnie gdy wykaz usług lub dowody potwierdzające czy usługi zostały wykonane należycie budzą wątpliwości Zamawiającego, zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio zamawiającemu.

W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, o którym mowa powyżej zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej

Wykonawca przedłoży wykaz osób, o których mowa w pkt IV wraz z informacją o ich doświadczeniu.

Kryteria oceny ofert.

2) Cena 30%

Liczba punktów w kryterium Cena jaką oferta otrzyma zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:
C = (Cmin/Cof) x 30

gdzie:
C: liczba punktów w kryterium „Cena” oferty ocenianej,
Cmin: cena brutto najtańszej oferty
Cof: cena brutto oferty ocenianej

3) Potencjał kadrowy 30%

Ocena punktowa za przedmiotowe kryterium zostanie wyliczona na podstawie
punktów uzyskanych tj.

Wykonawca dysponuje min 1 osobą, która była zaangażowana w realizację co najmniej 1 usługi o wartości minimum 150 000 PLN brutto polegającą świadczeniu usługi przygotowania, przeprowadzenia i obsługi kampanii informacyjno-promocyjnej
TAK– 10 pkt
NIE – 0 pkt
Wykonawca kieruje do realizacji zadania dwie osoby, które mają doświadczenie w realizacji kampanii ogólnopolskich między innymi z takimi mediami jak Grupa Polska Press oraz Polskie Radio
TAK– 10 pkt
NIE – 0 pkt
doświadczenie w planowaniu i realizacji kampanii medialnej wydarzenia sportowego o liczbie uczestników co najmniej 3 000 osób oraz jego realizacji telewizyjnej.
TAK– 10 pkt
NIE – 0 pkt

a następnie przy użyciu wzoru matematycznego, gdzie liczba punktów zostanie pomnożona przez wagę kryterium, zgodnie z modułem proporcjonalności:
Ppk = (Ppk b : Ppk max) x 100 x 30%
gdzie:
Ppk – wartość punktowa w kryterium „potencjał kadrowy”;
Ppk b – liczba punktów uzyskana za potencjał kadrowy przez ofertę badaną;
Ppk max – maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania za potencjał kadrowy.
4) Atrakcyjność graficzna projektów – 30%

Punkty za to kryterium zostaną przyznane na podstawie i w zakresie punktacji poszczególnych kryteriów szczegółowych, zgodnie z poniższymi kryteriami:

• atrakcyjność graficzna koncepcji, układ graficzny i zastosowane elementy graficzne podnoszące przystępność tekstu (0-10 pkt)
• spójność grafiki z prezentowaną treścią merytoryczną (0-10 pkt)
• dostosowanie grafiki do treści merytorycznej (0-10 pkt)

5) Jakość oferty – 10%

J = (Jmin/Jmax) x 10

gdzie:
J: liczba punktów w kryterium „Jakość” oferty ocenianej,
Ji: Ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie za kryterium „Jakość”
Cmax: Maksymalna liczba 10 punktów jaką można otrzymać za kryterium
„Jakość”

Ocena ofert w ramach kryterium „Jakość” dokonana zostanie na podstawie wiedzy członków merytorycznych komisji przetargowej. Punkty za kryterium „Jakość” zostaną przyznane przez każdego członka komisji przetargowej dokonującego oceny w skali od 0 do 10 punktów. Ocena spełnienia kryterium zostanie dokonana w systemie 0-5, 0-10 za dane kryterium. Łączna liczba punktów przyznana przez dokonujących oceny członków merytorycznych komisji w tym kryterium zostanie zsumowana i podzielona przez liczbę członków komisji dokonujących oceny (liczbę członków merytorycznych), a następnie waga tego kryterium dla ocenianej oferty zostanie obliczona zgodnie z wzorem

Inne informacje, Termin, miejsce i sposób składania ofert.

Wykonawca nie dopuszcza dzielenia zamówienia na części

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny. Z tytułu zamknięcia postępowania przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Wykonawca akceptuje warunki zastrzeżone przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu.

Ofertę należy złożyć na Formularzu oferty, do dnia 13 czerwca 2022 r . na adres email biuro@orlysportu.pl z dopiskiem „Przetarg w trybie Kodeksu cywilnego na Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych Projektów:
1) 30 Orlików na następne 100-lecie Niepodległości
2) Wielka lekcja WF z siatkówką 2022
3) Festiwal Rekordów na Orliku 2022

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data wpływu oferty.

Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na formularzu sporządzonym przez Wykonawcę pod warunkiem, że treść złożonego formularza odpowiadać będzie wymogom Zamawiającego określonym w Zapytaniu ofertowym.
FORMULARZ OFERTY

Fundacja Orły Sportu

W odpowiedzi na Przetarg w trybie Kodeksu cywilnego na Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz ze wsparciem logistycznym Projektów:
1) 30 Orlików na następne 100-lecie Niepodległości
2) Wielka lekcja WF z siatkówką 2022
3) Festiwal Rekordów na Orliku 2022
Wykonawca przedstawia ofertę cenową za wykonanie przedmiotu zamówienia.

Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca ofertuje cenę łączną …………… zł brutto (cena netto ………………, podatek VAT …..%),

Oświadczamy, że cena oferty zawiera wszystkie koszty wykonania zamówienia, jakie ponosi Zamawiający w przypadku wyboru niniejszej oferty.

Oświadczamy, że dysponujemy potencjałem kadrowym i technicznym zapewniającym realizację całości zamówienia w terminach określonych w zapytaniu ofertowym.

Oświadczamy, że spełniamy wszystkie warunki udziału w postępowaniu.

Oświadczamy, że akceptujemy warunek, iż w przypadku zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny, nie przysługują nam żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego.