Zamówienia publiczne

Przetarg w trybie Kodeksu cywilnego

1. Przedmiot przetargu:

Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz z produkcją i dostawą materiałów promocyjnych Projektu Akademia Orłów Sportu – Rugby 2023

Termin realizacji zamówienia

Od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2023 r.

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

 Cele przewodnie kampanii promocyjnej:

zwiększenie świadomości grupy docelowej na temat działalności Fundacji i przeprowadzanych przez Fundację projektów promujących aktywność sportową oraz zdrowy tryb życia w różnych grupach wiekowych z uwzględnieniem zawarcia informacji na temat wsparcia partnerów Fundacji.

Obowiązki Wykonawcy:

Wykonawca będzie prowadził i promował, w porozumieniu z Zamawiającym, profile i stronę Fundacji Orły Sportu Polska na zasadach opisanych szczegółowo w części Przedmiot Zamówienia. Kampania w serwisach będzie miała charakter czasowy w okresie do 31.12.2023 r.

Opis Przedmiotu Zamówienia

 

Działania w ramach kampanii promocyjnej

1. Opracowanie wizualizacji i przygotowanie atrakcyjnej koncepcji wizualnej (key visual) dla projektu oraz projektów graficznych materiałów i reklam dedykowanych dla różnych nośników i kanałów komunikacji, z uwzględnieniem logotypów i znakowania Ministerstwa Sportu i Turystyki;
2. Opracowanie Mediaplanu, zakupu oraz produkcji reklam drukowanych i internetowych;
3. Bezpośrednie przeprowadzenie kampanii mediowej, w tym:

– stworzenie i publikację 1 artykułu/ reklamy/ wywiadu w ogólnopolskich mediach informacyjnych,

– publikację display płatnej reklamy na Faceboook’u w okresie min. 7 dni,

– publikację display płatnej reklamy wykorzystujących Google Ads w okresie min. 14 dni,

– tworzenie informacji prasowych związanych z Wydarzeniami oraz rozdystrybuowanie ich wśród dziennikarzy;

– przygotowanie oraz dystrybucja drukowanych materiałów w lokalizacjach zapewniających największą widoczność i dotarcie do grupy docelowej (obiekty sportowe, jednostki edukacyjne i kulturalne, urzędy);

– umieszczenie materiałów i informacji związanych z projektem na stronie internetowej organizatora oraz kanałach social media;

– pozyskanie głównych patronów medialnych;

– zebranie materiału zdjęciowego, stanowiącego jednocześnie element wizerunkowy oraz utrwalający pozytywne wrażenia z odbytego wydarzenia sportowego i zachęcający do dalszego angażowania się w inicjatywy sportowe.

4. Zaprojektowanie logotypów i układów graficznych dla następujących materiałów promocyjnych: banery, plakaty, koszulki, flagi (windery), medale, itp.
5. Przygotowanie i produkcja następujących materiałów promocyjnych:

 

medale – 600 szt

puchary – 12 szt

6 bannerów projektowych (3×1)

flagi – 4 szt

koszulki dla uczestników – 600 szt

koszulki dla wolontariuszy  40 szt

koszulki dla obsługi technicznej  48 szt

gadżety (magnes, worek, antystres …) 600 szt

Przygotowanie filmu promocyjnego dotyczącego Projektu

Obraz w rozdzielczości 1920 x 1080 px (Full HD)

Proporcje obrazu: 16:9

Długość filmu: min. 30 sek, w tym ujęcia z drona.

Sprawozdanie powinno zawierać faktycznie osiągnięte parametry kampanii w mediach społecznościowych, w szczególności – miejsca emisji, ilości kliknięć, odsłony, dane dotyczące ilości obejrzanych filmów.

Sprawozdanie powinno zawierać faktycznie osiągnięte parametry kampanii w mediach społecznościowych, w szczególności – miejsca emisji, ilości kliknięć, odsłony, dane dotyczące ilości obejrzanych filmów.

  Warunki udziału w przetargu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków

O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy:

• Spełniają warunki określone dotyczące:

1. w terminie ostatnich 12 miesięcy zrealizowali usługę o podobnym charakterze, polegającą na działaniach promocyjnych i marketingowych na potrzeby organizacji pozarządowych (w tym stowarzyszeń i fundacji) o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto
2. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności;

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że:

Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.

1. posiadania wiedzy i doświadczenia;

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że:

Wykonawca dysponuje co najmniej 1 osobą posiadającą min. 2 letnie doświadczenie w prowadzeniu strony www, profili społecznościowych FB, Instagram,

Wykonawca dysponuje co najmniej 1 osobą posiadającą min. 2 -letnie doświadczenie w redagowaniu tekstów o tematyce sportowej lub eventowej

Specjalista ds. komunikacji marketingowej – musi posiadać minimum roczne

doświadczenie w realizacji internetowych kampanii informacyjno-promocyjnych lub eventowych.

Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia (zaleca się aby zobowiązanie określało zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu, sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu przez Wykonawcę przy wykonywaniu zamówienia, charakter stosunku jaki będzie łączył Wykonawcę z innym podmiotem, zakres i okres udziału innego podmiotu w wykonywaniu zamówienia).

Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie Wykonawcy mają obowiązek załączyć do oferty

1. W celu potwierdzenia, że Wykonawca spełnia warunki Zamawiający żąda następujących dokumentów:

• w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w przetargu, Wykonawca składa wraz z ofertą następujące dokumenty: oświadczenie o spełnieniu przez Wykonawcę warunków udziału w trybie art. 70¹ – 70⁵ Kodeksu cywilnego (stanowi element oferty, określonej w załączniku nr 1),
• Ponadto do oferty należy dołączyć aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej

2. Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w przetargu należy złożyć
   w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (za wyjątkiem oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w przetargu, które należy złożyć w oryginale).
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty.
4. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
5. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty sporządzonej na formularzu ofertowym (według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do ogłoszenia):

• pełnomocnictwo – jeżeli umocowanie do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy nie wynika z innych dokumentów załączonych do oferty – w oryginale albo w postaci uwierzytelnionej notarialnie kopii.

1. Kryteria oceny ofert.

Cena 100%

Liczba punktów w kryterium Cena jaką oferta otrzyma zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

C = (Cmin/Cof) x 100

gdzie:

C:           liczba punktów w kryterium „Cena” oferty ocenianej,

C_min:       cena brutto najtańszej oferty

C_of:         cena brutto oferty ocenianej

 

1. Inne informacje, Termin, miejsce i sposób składania ofert.

 Wykonawca nie dopuszcza dzielenia zamówienia na części

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny. Z tytułu zamknięcia postępowania przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Wykonawca akceptuje warunki zastrzeżone przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu.

 

Ofertę należy złożyć na Formularzu oferty, do dnia 1 sierpnia 2023 r., w formie elektronicznej do godz. 12⁰⁰ na adres biuro@orlysportu.pl

 

 

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data wpływu oferty.

 

 

 

FORMULARZ OFERTY

 

 

Fundacja Orły Sportu

 

 

W odpowiedzi na Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz z produkcją i dostawą materiałów promocyjnych Projektu Akademia Orłów Sportu – Rugby 2023

 

Wykonawca przedstawia ofertę cenową za wykonanie przedmiotu zamówienia.

 

Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca ofertuje cenę łączną …………… zł brutto (cena netto ………………, podatek VAT …..%),

 

Oświadczamy, że cena oferty zawiera wszystkie koszty wykonania zamówienia, jakie ponosi Zamawiający w przypadku wyboru niniejszej oferty.

 

Oświadczamy, że dysponujemy potencjałem kadrowym i technicznym zapewniającym realizację całości zamówienia w terminach określonych w zapytaniu ofertowym.

 

Oświadczamy, że spełniamy wszystkie warunki udziału w postępowaniu.

 

Oświadczamy, że akceptujemy warunek, iż w przypadku zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny, nie przysługują nam żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego.