OGŁOSZENIE PRZETARGU W

TRYBIE ART. 70¹– 70⁵KODEKSU CYWILNEGO

1. Przedmiot przetargu:

Przygotowanie i przeprowadzenie działań marketingowych Fundacji Orły Sportu w ramach programu „Mikro Granty II edycja”.

1. Termin realizacji zamówienia

Od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2023 r. z uwzględnieniem dat realizacji projektów.

• Zastrzeżenie: niniejsze ogłoszenie nie stanowi oferty ani gwarancji zawarcia umowy na realizację zadań ujętych w Opisie Przedmiotu Zamówienia. Niniejsze ogłoszenie ma charakter zapytania o cenę, a udzielenie zlecenia (zawarcie umowy) jest uzależnione do rozstrzygnięcia wniosku Fundacji przez Ministra Sportu i Turystyki odnośnie powierzenia statusu Operatora Programu Mikro Granty II edycja. Brak pozytywnego rozpatrzenia wniosku jest równoznaczny z unieważnieniem niniejszego postępowania.

 

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

 Opis Przedmiotu Zamówienia

Przygotowanie i przeprowadzenie działań marketingowych Fundacji Orły Sportu w ramach programu „Mikro Granty II Edycja” (Program „Mikro Granty II edycja” ogłoszony przez Ministra Sportu i Turystyki w dniu 30 sierpnia 2023 r.), dalej jako „Program”.

 Działania Wykonawcy mają wpisywać się w cele Programu, być zgodne z ideami i wartościami wyrażonymi w Programie. Cele Programu:

• upowszechnianie aktywności fizycznej wśród dzieci i młodzieży,
• wyrównywanie szans dzieci i młodzieży w dostępie do usystematyzowanej aktywności fizycznej,
• promocja zdrowego i aktywnego stylu życia,
• wsparcie instytucjonalne działalności organizacji pozarządowych w zakresie aktywizacji sportowej dzieci i młodzieży,
• inwestycja w kapitał ludzki w sporcie dzieci i młodzieży,
• stworzenie możliwości do optymalnego wykorzystania potencjału infrastrukturalnego przez samorządy lokalne w zakresie upowszechniania kultury fizycznej wśród dzieci i młodzieży

 Na działania marketingowe składa się w szczególności: zaplanowanie, zakup i produkcja kampanii w mediach, stworzenie projektów nośników informacyjnych, zakup i produkcja zewnętrznych nośników reklamowych, dystrybucja materiałów i inne działania opisane w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

 Wraz ze złożeniem oferty Wykonawca dostarczy następujące dokumenty: projekt i koncepcję działań marketingowych wraz z planem kampanii mediowej oraz 2 przykładowe koncepcje grafik zawierających m.in. logotyp Programu.

 WYMAGANIA OGÓLNE DOTYCZĄCE OPRACOWANIA/PRODUKCJI MATERIAŁÓW

1. Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć do akceptacji Zamawiającego wszelkie materiały, które mają być opublikowane, zarówno w mediach społecznościowych, jak i w pozostałych kanałach. Akceptacja Zamawiającego jest niezbędnym warunkiem publikacji wszystkich materiałów.
2. Wszystkie materiały graficzne i filmowe opracowywane przez Wykonawcę muszą spełniać standardy i wytyczne mediów, w których mają być publikowane (np. rozmiar w pikselach, proporcje obraz/tekst itp.), jak również muszą być utworem, do którego Wykonawca przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie.
3. Wszystkie materiały graficzne, dźwiękowe i filmowe kupowane przez Wykonawcę, np. elementy składowe grafik, zdjęcia zakupione z banków zdjęć czy podkłady muzyczne muszą mieć możliwość użycia przez Zamawiającego przez czas nieokreślony. W przypadku zakupienia przez Wykonawcę ww. po jego stronie będzie leżało pokrycie kosztów zakupu tych materiałów (z uwzględnieniem kosztów licencji/przeniesienia własności praw autorskich na Zamawiającego).
4. Wszystkie materiały mają być przygotowywane zgodnie z koncepcją i szczegółowymi wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego.
5. Zamawiający rości sobie prawo do zgłaszania poprawek na każdym etapie opracowywania materiałów.
6. Wykonawca odpowiada za wartość merytoryczną, graficzną i techniczną wykonanych i opublikowanych materiałów.
7. Wszystkie opracowywane i publikowane materiały muszą spełniać standardy dotyczące dostępności.
   

 Opis przedmiotu zamówienia

 Celem zaplanowanych i zrealizowanych przez Wykonawcę działań będzie:

• Ogólnopolska promocja Programu i jego celów
• Promocja Ministerstwa Sportu i Turystyki jako instytucji udzielającej dofinansowania w ramach Programu oraz Ministra Sportu i Turystyki, jako dysponenta środków
• Informowanie potencjalnych beneficjentów o Programie
• Informowanie opinii publicznej o realizacji programu oraz poszczególnych zadaniach realizowanych przez beneficjentów

Działania będą polegały na:

• opracowaniu, przygotowaniu i przeprowadzeniu kampanii medialnych, działań marketingowych oraz działań PR,
• opracowaniu koncepcji wizualnej i wykonanie spójnych projektów graficznych poszczególnych elementów identyfikacji i promocji. Przedstawiona koncepcja kreatywna musi uwzględniać grupę docelową i realizować cele wskazane przez Operatora. Koncepcja musi wyróżniać się oryginalnością, pomysłem, doborem technik i koncepcji realizacji oraz uwzględniać cele i zadania Operatora. W projektach graficznych musi zostać uwzględnione stworzenie poniższych elementów:

-loga projektu,

-plakatów w formacie A4 i A3,

-banerów drukowanych o wym. 300cm x 100cm,

– banerów internetowych

– infografik statycznych,

Wszystkie elementy graficzne muszą zawierać odpowiednie oznakowanie projektu, operatora oraz ministerstwa zgodnie z obowiązującymi księgami znaków.

Opracowana strategia i koncepcja kreatywna kampanii będzie uwzględniać:

1. analizę grupy docelowej i jej potrzeb w odniesieniu do planowanej kampanii,
2. dobór kanałów i środków komunikacji w odniesieniu do planowanej kampanii i wskazanej grupy docelowej,
3. wskazanie kluczowych wskaźników efektywności kampanii i przygotowanie raportów podsumowujących te wskaźniki,
4. propozycje haseł kampanii (claim reklamowy/slogany reklamowe), uwzględniające cele kampanii oraz grupy docelowe,
5. propozycje tekstów informacyjnych dotyczących kampanii.

Ponadto zostanie przygotowana propozycja layoutu prezentacji multimedialnej statycznej PowerPoint, opracowana księga identyfikacji wizualnej kampanii, zawierającą wszelkie elementy zaproponowane przez Wykonawcę i zaakceptowane przez Operatora.

Opracowany  zostanie kompleksowy plan kampanii mediowej skoncentrowanej w kanale Digital Marketing,

W ramach realizacji umowy Wykonawca:

• przeprowadzi kampanie medialne, działania marketingowe oraz działania PR,
• wyprodukuje/zleci wykonanie materiałów promocyjnych, tj.
  1. loga projektu,
  2. plakatów,
  3. banerów drukowanych
  4. banerów internetowych w określonych formatach,
  5. infografik statycznych
  6. przygotowanie wzorów dyplomów i certyfikatów dla uczestników bezpośrednich realizowanych projektów sportowych
• zapewni opracowanie, druk i dystrybucję materiałów promocyjnych
• przygotuje stronę internetową dedykowaną dla Programu MIKRO GRANTY 2 edycja która będzie stanowiła zarówno platformę do generatora wniosków, jak również będzie pełniła funkcję informacyjną i promocyjną
• zapewni produkcję treści dla strony internetowej zgodną z założeniami programu
• zapewni sprawną migrację i funkcjonowanie generatora wniosków
• wdroży certyfikaty pozwalające na zachowanie bezpieczeństwa danych dla wniosków
• będzie nadzorować sprawne funkcjonowanie strony oraz wdrażać zmiany niezbędne w zakresie informacji, zmian i odpowiednich informacji na kolejnych etapach wdrażania programu
• zapewni zaprojektowanie i wykonanie min. 3 propozycji key visual – graficznych motywów przewodnich kampanii (w tym elementów graficznych używanych w kreacjach) dla dedykowanych grup odbiorców;
• zrealizuje plan kampanii mediowej skoncentrowanej w kanale Digital Marketing, w tym:
  1. opracuje kontent redakcyjny i inne treści w formie pozwalającej na publikację u wybranych wydawców (PAP/PolskaPress) 1 raz w miesiącu podczas trwania projektu, do grudnia 2023r.
  2. przeprowadzi kampanię płatną w Social Mediach: Facebook i YouTube poprzez nowe lub istniejące profile
  3. zapewni prowadzenie kanałów społecznościowych w ramach projektu oraz regularne informowanie budowanie pozytywnego wizerunku Fundacji, Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz projektu „MIKRO GRANTY 2 edycja” oraz budowanie zaangażowanej społeczności wokół projektu,
  4. przeprowadzenie kampanii płatnej Google ADS w czasie trwania projektu
• zapewni przygotowanie i przeprowadzenie 1 webinaru / brifingu prasowego związanego z założeniami operatora krajowego projektu „MIKRO GRANTY 2 edycja”, w tym: przygotowanie i organizacja wydarzenia, kontakt z mediami, udostępnienie materiałów wizualnych pozwalających na jednoznaczną identyfikację projektu i instytucji zaangażowanych w projekt,

 

 

We wszystkich materiałach musi być zawarta informacja o fakcie finansowania ze środków Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej, których dysponentem jest Minister Sportu i Turystyki.

 Warunki udziału w postępowaniu.

W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem niniejszego postępowania lub prowadzenia działalności, jeżeli okres ten jest krótszy niż trzy lata, należycie wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują, co najmniej dwie usługi polegające na przeprowadzeniu kompleksowych działań marketingowych lub promocyjnych podobnych do stanowiących przedmiot zamówienia o wartości minimalnej 100.000 zł netto każda.

Dysponują zespołem pracowników lub podwykonawcami, w którego składzie znajdą się obligatoryjnie:

• koordynator kampanii – posiadający doświadczenie w koordynacji projektów marketingowych i kampanii informacyjnych różnego rodzaju; zadaniem kierownik/koordynatora będzie koordynacja pracy wszystkich członków zespołu, tworzenie koncepcji materiałów, zlecanie emisji artykułów w tytułach prasowych i portalach internetowych, sprawdzanie poprawności publikacji, monitoring realizacji działań;
• autor artykułów – posiadający doświadczenie w pisaniu artykułów prasowych, branżowych, edukacyjnych, promocyjnych publikowanych na łamach prasy lokalnej i krajowej; zadaniem autora artykułów będzie redagowanie materiałów/artykułów oraz korekta językowa;
• grafik – posiadający doświadczenie w tworzeniu i przygotowywaniu różnego rodzaju materiałów promocyjnych i reklamowych oraz mający doświadczenie w pracy z programami graficznymi; zadaniem grafika będzie tworzenie materiałów promocyjnych, w tym m.in. bannerów internetowych.

Weryfikacja doświadczenia wykonawcy oraz jego zespołu odbędzie na podstawie wykazu zrealizowanych zamówień jako załącznik do oferty.

 

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu ofertowym, Wykonawca składa wykaz wykonanych usług wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane należycie są:

• poświadczenie lub inny dokument potwierdzający należyte wykonanie usługi,
• oświadczenie wykonawcy – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej. Jeśli wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania poświadczenia.

W razie konieczności, szczególnie gdy wykaz usług lub dowody potwierdzające czy usługi zostały wykonane należycie budzą wątpliwości Zamawiającego, zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio zamawiającemu.

W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, o którym mowa powyżej zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej

Wykonawca przedłoży wykaz osób, o których mowa w pkt IV wraz z informacją o ich doświadczeniu.

Kryteria oceny ofert.

• Cena 50%

Liczba punktów w kryterium Cena jaką oferta otrzyma zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

C = (Cmin/Cof) x 50

gdzie:

C:           liczba punktów w kryterium „Cena” oferty ocenianej,

C_min:       cena brutto najtańszej oferty

C_of:         cena brutto oferty ocenianej

• Atrakcyjność graficzna projektów – 30%

Punkty za to kryterium zostaną przyznane na podstawie i w zakresie punktacji poszczególnych kryteriów szczegółowych, zgodnie z poniższymi kryteriami:

• atrakcyjność graficzna koncepcji, układ graficzny i zastosowane elementy graficzne podnoszące przystępność tekstu (0-10 pkt)
• spójność grafiki z prezentowaną treścią merytoryczną (0-10 pkt)
• dostosowanie grafiki założeń Programu (0-10 pkt)

 

• Jakość koncepcji marketingowej – 20%

 

J = (Jmin/Jmax) x 20

gdzie:

J:            liczba punktów w kryterium „Jakość” oferty ocenianej,

J_i:           Ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie za kryterium „Jakość”

C_max:      Maksymalna liczba 20 punktów jaką można otrzymać za kryterium

„Jakość”

Ocena ofert w ramach kryterium „Jakość” dokonana zostanie na podstawie takich czynników jak:

– spójność i czytelność koncepcji marketingowej (0-10 pkt)

– estetyka i przejrzystość przygotowania koncepcji (0-10 pkt)

Inne informacje, Termin, miejsce i sposób składania ofert.

Wykonawca nie dopuszcza dzielenia zamówienia na części.

 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny. Z tytułu zamknięcia postępowania przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Wykonawca akceptuje warunki zastrzeżone przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu.

Ofertę należy złożyć na Formularzu oferty, do dnia  10 września  2023 r., w formie mailowej do godz. 12⁰⁰ na adres biuro@orlysportu.pl.

 Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data wpływu oferty.

Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na formularzu sporządzonym przez Wykonawcę pod warunkiem, że treść złożonego formularza odpowiadać będzie wymogom Zamawiającego określonym w Zapytaniu ofertowym.

FORMULARZ OFERTY

 Fundacja Orły Sportu

 W odpowiedzi na Przetarg w trybie Kodeksu cywilnego na Przygotowanie i przeprowadzenie działań marketingowych Fundacji Orły Sportu w ramach programu „Mikro Granty”.

Wykonawca przedstawia ofertę cenową za wykonanie przedmiotu zamówienia.

Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca ofertuje cenę łączną …………… zł brutto (cena netto ………………, podatek VAT …..%),

Oświadczamy, że cena oferty zawiera wszystkie koszty wykonania zamówienia, jakie ponosi Zamawiający w przypadku wyboru niniejszej oferty.

Oświadczamy, że dysponujemy potencjałem kadrowym i technicznym zapewniającym realizację całości zamówienia w terminach określonych w zapytaniu ofertowym.

Oświadczamy, że spełniamy wszystkie warunki udziału w postępowaniu.

Oświadczamy, że akceptujemy warunek, iż w przypadku zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny, nie przysługują nam żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego.