Ogłoszenie

OGŁOSZENIE PRZETARGU W

TRYBIE ART. 701– 705KODEKSU CYWILNEGO

I. Przedmiot przetargu:

Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych w odniesieniu do Projektów:

  • Festiwal Rekordów na Orliku
  • Obrona nie tylko na Orliku
  • 50 Orlików na następne stulecie niepodległości
  • Turniej Piłkarski Razem z Orłami
  • Wielka Lekcja WF z siatkówką

 

II. Termin realizacji zamówienia

Od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2021 r.

 

III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Cele przewodnie kampanii promocyjnej:

zwiększenie świadomości grupy docelowej na temat działalności Fundacji i przeprowadzanych przez Fundację projektów promujących aktywność sportową oraz zdrowy tryb życia w różnych grupach wiekowych z uwzględnieniem zawarcia informacji na temat wsparcia partnerów Fundacji.

Obowiązki Wykonawcy:

Wykonawca będzie prowadził i promował, w porozumieniu z Zamawiającym, profile i stronę Fundacji Orły Sportu Polska na zasadach opisanych szczegółowo w części Przedmiot Zamówienia. Kampania w serwisach będzie miała charakter czasowy w okresie do 31.12.2022 r.

 

 

IV. Opis Przedmiotu Zamówienia

  1. Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych następujących Projektów:
  • Obrona nie tylko na Orliku
  • Turniej Piłkarski Razem z Orłami
  • Festiwal Rekordów na Orliku
  • 50 Orlików na następne stulecie niepodległości
  • Wielka Lekcja WF z siatkówką

 

  1. Zadania w ramach kampanii w zakresie pkt 1 i 2.
  • 1. Przystosowanie strony www, stworzenie treści i elementów wizualnych w zakresie dotyczącym Projektów.
  • Aktualizacja i administrowanie stroną internetową w ramach projektów.
  • Stworzenie i umieszczanie materiałów na stronie z uwzględnieniem zasad SEO.
  • Optymalizacja i wdrożenie pozycjonowania dla strony internetowej Zamawiającego.
  • Zwiększenie świadomości grupy docelowej na temat przeprowadzanych Projektów oraz podstawowych zasad i wartości promowanych przez Fundację.
  • Tworzenie pozytywnego wizerunku Fundacji oraz jej partnerów w kontekście realizowanych Projektów sportowych.
  • Zachęcenie grup docelowych do skorzystania ze skierowanej do nich oferty wydarzeń.
  • Administrowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej na Facebooku przygotowanie materiałów promocyjno-informacyjnych wykorzystywanych w kampanii: w tym, materiałów w formie tekstów, grafik, zdjęć, animacji na potrzeby publikowania w różnych kanałach komunikacji
  • Publikacja minimum 1 post w tygodniu na serwisie
  • Wykorzystanie płatnej reklamy do promocji wydarzeń przez okres minimum 7 dniu dla każdego projektu
  • Administrowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej na Instagramie przygotowanie materiałów promocyjno-informacyjnych wykorzystywanych w kampanii: w tym, materiałów w formie tekstów, grafik, zdjęć, animacji na potrzeby publikowania w różnych kanałach komunikacji
  • Publikacja minimum 1 posty tygodniowo w serwisie
  • Przygotowanie koncepcji wizualnej oraz grafik identyfikacji wizualnej dla każdego wydarzenia spójnej z koncepcją wydarzeń.
  • Przygotowanie koncepcji wizualnej i projektów graficznych materiałów promocyjnych, w tym: logo, plakat, baner internetowy, baner zewnętrzny, koszulki, flagi oraz ewentualnie gadżety reklamowe.
  • Przygotowanie min. 2 formatów banneru internetowego.
  • Przygotowanie i wdrożenie kampanii display dla każdego projektu oraz emisja przez okres min. 14 dni na portalach internetowych (po 1 emisji dla każdego projektu), w tym przeprowadzenie kampanii promocyjnej z wykorzystaniem Google Ads dla każdego wydarzenia przez minimum 14 dni dla każdego projektu.
  • Przygotowania minimum jednego wywiadu/filmu/grafiki promocyjnej z udziałem osób związanych z działalnością Fundacji i jej partnerami.
  • Wykonanie 3 różnych artykułów/reklam do publikacji w serwisach zewnętrznych.
  • Przekazanie praw autorskich do materiałów.
  • Stworzenie bądź redakcja informacji prasowych, treści na stronę internetową oraz artykułów sponsorowanych i współprodukcji.
  • Doradztwo przy tworzeniu artykułów sponsorowanych, materiałów marketingowych, materiałów wideo, podcastów, współprodukcji telewizyjnych, wydarzeń i akcji specjalnych, przygotowywanych przez Zamawiającego.
  • Doradztwo przy tworzeniu materiałów na potrzeby kampanii, w szczególności artykułów sponsorowanych, video, podcastów i innych współprodukcji wskazanych przez Zamawiającego.
  • Doradztwo przy tworzeniu treści na strony internetowe zarządzane przez Zamawiającego.
  • Doradztwo przy projektach realizowanych przez Zamawiającego z innym, zewnętrznym Wykonawcą.
  • Przygotowanie filmu promocyjnego dotyczącego Projektów realizowanych przez Fundację w 2022 r.

 

Obraz w rozdzielczości 1920 x 1080 px (Full HD)

Proporcje obrazu: 16:9

Długość filmu: min. 30 sek

  • Przygotowanie raportów i sprawozdań podsumowujących działania promocyjne
  • Wzakresie pkt 1 Wykonawca przygotuje, wyprodukuje i zapewni dostawę do lokalizacji, w których przeprowadzane będą wydarzenia, następujące materiały:
  1. 40 bannerów: 1 baner na lokalizację
  2. 160 koszulek: 40 animator/instruktor i 120 wolontariuszy
  3. 4 windery
  • zakresie pkt 2 Wykonawca przygotuje, wyprodukuje i zapewni dostawę do lokalizacji, w których przeprowadzane będą wydarzenia, następujące materiały:
    1. 12 bannerów: 4 banery na lokalizację o wymiarach 1mx3m
    2. 10 banerów o rozmiarach 70×160
    3. 30 koszulek: po 10 dla wolontariuszy
    4. 9 koszulek dla obsługi technicznej
    5. 4 windery na lokalizację

 

  1. Zadania w ramach kampanii w zakresie pkt 3, 4 i 5.

 

  • Przystosowanie strony www, stworzenie treści i umieszczenie dostarczonych elementów wizualnych w zakresie dotyczącym Projektów.
  • Aktualizacja i administrowanie stroną internetową w ramach projektów.
  • Stworzenie i umieszczanie materiałów na stronie z uwzględnieniem zasad SEO.
  • Optymalizacja i wdrożenie pozycjonowania dla strony internetowej Zamawiającego.
  • Zwiększenie świadomości grupy docelowej na temat przeprowadzanych Projektów oraz podstawowych zasad i wartości promowanych przez Fundację.
  • Tworzenie pozytywnego wizerunku Fundacji oraz jej partnerów w kontekście realizowanych Projektów sportowych.
  • Zachęcenie grup docelowych do skorzystania ze skierowanej do nich oferty wydarzeń.
  • Administrowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej na Facebooku przygotowanie materiałów promocyjno-informacyjnych wykorzystywanych w kampanii: w tym, materiałów w formie tekstów, grafik, zdjęć, animacji na potrzeby publikowania w różnych kanałach komunikacji
  • Publikacja minimum 1 post w tygodniu na serwisie
  • Wykorzystanie płatnej reklamy do promocji wydarzeń przez okres minimum 7 dniu dla każdego projektu
  • Administrowanie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej na Instagramie przygotowanie materiałów promocyjno-informacyjnych wykorzystywanych w kampanii: w tym, materiałów w formie tekstów, grafik, zdjęć, animacji na potrzeby publikowania w różnych kanałach komunikacji
  • Publikacja minimum 1 post tygodniowo w serwisie
  • Przygotowania minimum jednego wywiadu/filmu/grafiki promocyjnej z udziałem osób związanych z działalnością Fundacji i jej partnerami.
  • Przekazanie praw autorskich do materiałów.
  • Doradztwo przy tworzeniu artykułów sponsorowanych, materiałów marketingowych, materiałów wideo, podcastów, współprodukcji telewizyjnych, wydarzeń i akcji specjalnych, przygotowywanych przez Zamawiającego.
  • Doradztwo przy tworzeniu materiałów na potrzeby kampanii, w szczególności artykułów sponsorowanych, video, podcastów i innych współprodukcji wskazanych przez Zamawiającego.
  • Doradztwo przy tworzeniu treści na strony internetowe zarządzane przez Zamawiającego.
  • Doradztwo przy projektach realizowanych przez Zamawiającego z innym, zewnętrznym Wykonawcą.
  • Przygotowanie raportów i sprawozdań podsumowujących działania promocyjne

 

Sprawozdanie powinno zawierać faktycznie osiągnięte parametry kampanii w mediach społecznościowych, w szczególności – miejsca emisji, ilości kliknięć, odsłony, dane dotyczące ilości obejrzanych filmów.

Sprawozdanie powinno zawierać faktycznie osiągnięte parametry kampanii w mediach społecznościowych, w szczególności – miejsca emisji, ilości kliknięć, odsłony, dane dotyczące ilości obejrzanych filmów.

 

WYMAGANIA OGÓLNE DOTYCZĄCE OPRACOWANIA/PRODUKCJI MATERIAŁÓW NA POTRZEBY KAMPANII

  1. Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć do akceptacji Zamawiającego wszelkie materiały, które mają być opublikowane, zarówno w mediach społecznościowych, jak i w pozostałych kanałach. Akceptacja Zamawiającego jest niezbędnym warunkiem publikacji wszystkich materiałów.
  2. Wszystkie materiały graficzne i filmowe opracowywane przez Wykonawcę na potrzeby kampanii muszą spełniać standardy i wytyczne mediów, w których mają być publikowane (np. rozmiar w pikselach, proporcje obraz/tekst itp.), jak również muszą być utworem, do którego Wykonawca przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie.
  3. Wszystkie materiały graficzne, dźwiękowe i filmowe kupowane przez Wykonawcę na potrzeby kampanii, np. elementy składowe grafik, zdjęcia zakupione z banków zdjęć czy podkłady muzyczne muszą mieć możliwość użycia przez Zamawiającego przez czas nieokreślony. W przypadku zakupienia przez Wykonawcę ww. po jego stronie będzie leżało pokrycie kosztów zakupu tych materiałów (z uwzględnieniem kosztów licencji/przeniesienia własności praw autorskich na Zamawiającego).
  4. Wszystkie materiały mają być przygotowywane zgodnie z koncepcją i szczegółowymi wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego.
  5. Zamawiający rości sobie prawo do zgłaszania poprawek na każdym etapie opracowywania materiałów.
  6. Wykonawca odpowiada za wartość merytoryczną, graficzną i techniczną wykonanych i opublikowanych materiałów.
  7. Wszystkie opracowywane i publikowane materiały muszą spełniać standardy dotyczące dostępności.

 

 

IV. Warunki udziału w przetargu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków

 

O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy:

1) Spełniają warunki określone dotyczące:

a) w terminie ostatnich 12 miesięcy zrealizowali usługę o podobnym charakterze, polegającą na działaniach promocyjnych i marketingowych na potrzeby organizacji pozarządowych (w tym stowarzyszeń i fundacji) o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto

b) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności;
Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że:
Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.

c) posiadania wiedzy i doświadczenia;

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że:
Wykonawca dysponuje co najmniej 1 osobą posiadającą min. 2 letnie doświadczenie w prowadzeniu strony www, profili społecznościowych FB, Instagram,
Wykonawca dysponuje co najmniej 1 osobą posiadającą min. 2 -letnie doświadczenie w redagowaniu tekstów o tematyce sportowej lubeventowej

Specjalista ds. komunikacji marketingowej – musi posiadać minimum roczne doświadczenie w realizacji internetowych kampanii informacyjno-promocyjnych lub eventowych.

Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobachzdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych lub ekonomicznychinnych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków.Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będziedysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególnościprzedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu dodyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniuzamówienia (zaleca się aby zobowiązanie określało zakres dostępnych Wykonawcyzasobów innego podmiotu, sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu przezWykonawcę przy wykonywaniu zamówienia, charakter stosunku jaki będzie łączyłWykonawcę z innym podmiotem, zakres i okres udziału innego podmiotuw wykonywaniu zamówienia).

d) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.

e) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.

2. Ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w przetargu będzie dokonana w oparciu o prawidłowość i kompletność złożonych wszystkich oświadczeń i dokumentów jakich żądał Zamawiający.

3. Wykonawca jest zobowiązany wykazać spełnianie warunków, o których mowa
w pkt 1.1 niniejszego ogłoszenia, nie później niż na dzień składania ofert.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia muszą wykazać, że warunki określone w pkt 1 powyżej, spełniają łącznie wszyscy Wykonawcy, tj. co najmniej jeden wykonawca lub wszyscy wykonawcy łącznie.

  1. Ocena spełnienia przez Wykonawcę warunków określonych w ust. 1 dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia/ nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w dokumentach
    i oświadczeniach przedłożonych przez Wykonawcę wraz z ofertą.
  2. Zamawiający przewiduje, iż wezwie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w ogłoszeniu, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w ogłoszeniu, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie przetargu. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w przetargu oraz spełnianie przez oferowane usługi wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
  3. Zamawiający wezwie także, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w ogłoszeniu.
  4. Z przetargu o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców którzy nie spełniają określone w Rozdziale IV ogłoszenia warunki. Ofertę wykluczonego Wykonawcy uznaje się za odrzuconą.

 

V. Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie Wykonawcy mają obowiązek załączyć do oferty

 

  1. W celu potwierdzenia, że Wykonawca spełnia warunki Zamawiający żąda następujących dokumentów:
  • w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w przetargu, Wykonawca składa wraz z ofertą następujące dokumenty: oświadczenie o spełnieniu przez Wykonawcę warunków udziału w trybie art. 701 – 705 Kodeksu cywilnego (stanowi element oferty, określonej w załączniku nr 1),
  • Ponadto do oferty należy dołączyć aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej
  1. Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w przetargu należy złożyć
    w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (za wyjątkiem oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w przetargu, które należy złożyć w oryginale).
  2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty.
  3. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
  4. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty sporządzonej na formularzu ofertowym (według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do ogłoszenia):
  • pełnomocnictwo – jeżeli umocowanie do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy nie wynika z innych dokumentów załączonych do oferty – w oryginale albo w postaci uwierzytelnionej notarialnie kopii.

 

VI. Kryteria oceny ofert.

Cena 100%

 

Liczba punktów w kryterium Cena jaką oferta otrzyma zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru:

C = (Cmin/Cof) x 100

gdzie:

C:           liczba punktów w kryterium „Cena” oferty ocenianej,

Cmin:       cena brutto najtańszej oferty

Cof:         cena brutto oferty ocenianej

 

VII. Inne informacje, Termin, miejsce i sposób składania ofert.

Wykonawca nie dopuszcza dzielenia zamówienia na części

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny. Z tytułu zamknięcia postępowania przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Wykonawca akceptuje warunki zastrzeżone przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu.

Ofertę należy złożyć na Formularzu oferty, do dnia 18maja  2022 r., w formie pisemnej do godz. 1000Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego:  84-100 Puck, ul. Zamkowa 6 – w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Przetarg w trybie Kodeksu cywilnego na Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych Projektów sportowych

  • Festiwal Rekordów na Orliku
  • Obrona nie tylko na Orliku
  • 50 Orlików na następne stulecie niepodległości
  • Turniej Piłkarski Razem z Orłami
  • Wielka Lekcja WF z siatkówką

 lub na adres email: r.wosik@orlysportu.pl.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data wpływu oferty.

Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na formularzu sporządzonym przez Wykonawcę pod warunkiem, że treść złożonego formularza odpowiadać będzie wymogom Zamawiającego określonym w Zapytaniu ofertowym.

 

VIII. Podwykonastwo

  1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części przedmiotu zamówienia podwykonawcy.
  2. W przypadku zamiaru wykonywania przedmiotu zamówienia z udziałem podwykonawców, wykonawca powinien zagwarantować, że podwykonawcy spełniają wymagania dotyczące Wykonawcy w zakresie potencjału kadrowego i organizacyjnego.
  3. W przypadku powierzenia części przedmiotu zamówienia do wykonania podwykonawcy, wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania podwykonawców działających na jego rzecz jak za własne działania lub zaniechania.

IX. Termin i miejsce zawarcia umowy

  1. Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana w zawiadomieniu o wyborze oferty.
  2. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, Wykonawcy zobowiązani są dostarczyć Zamawiającemu w terminie przez niego wyznaczonym umowę regulującą ich współpracę.
  3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejsząspośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny chyba, że podlega unieważnieniu.

 

X. Udostępnienie ogłoszenia

  1. Ogłoszenie udostępnia się na stronie internetowej: orlysportu.pl.
  2. Na wniosek Wykonawcy Zamawiający przekazuje nieodpłatnie ogłoszenie w terminie 5 dni od dnia wpłynięcia wniosku.

 

Załącznik nr 1

FORMULARZ OFERTY

Fundacja Orły Sportu

W odpowiedzi na Przetarg w trybie Kodeksu cywilnego na Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej i działań marketingowych Projektów sportowych Fundacji Orły Sportu

  • Festiwal Rekordów na Orliku
  • Obrona nie tylko na Orliku
  • 50 Orlików na następne stulecie niepodległości
  • Turniej Piłkarski Razem z Orłami
  • Wielka Lekcja WF z siatkówką

Wykonawca przedstawia ofertę cenową za wykonanie przedmiotu zamówienia.

Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca ofertuje cenę łączną …………… zł brutto (cena netto ………………, podatek VAT …..%),

Oświadczamy, że cena oferty zawiera wszystkie koszty wykonania zamówienia, jakie ponosi Zamawiający w przypadku wyboru niniejszej oferty.

Oświadczamy, że dysponujemy potencjałem kadrowym i technicznym zapewniającym realizację całości zamówienia w terminach określonych w zapytaniu ofertowym.

Oświadczamy, że spełniamy wszystkie warunki udziału w postępowaniu.

Oświadczamy,że akceptujemy warunek, iż w przypadku zamknięcia postępowania na każdym etapie, do czasu wyboru najkorzystniejszej oferty, bez podania przyczyny, nie przysługują nam żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego.