Ogłoszenie przetargu
OGŁOSZENIE PRZETARGU W TRYBIE ART. 701– 705KODEKSU CYWILNEGO Przedmiot zapytania: Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz ze wsparciem logistycznym Wydarzenia pn. „Korespondencyjny Multisportowy Turniej Miast o Puchar Niepodległości” realizowanego w ramach Programu „Sportowe Wakacje +” (zwany dalej jako „Projekt” lub „Wydarzenie”) Termin realizacji zamówienia Od dnia podpisania umowy do […]
OGŁOSZENIE PRZETARGU W
TRYBIE ART. 701– 705KODEKSU CYWILNEGO
- Przedmiot zapytania:
Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa kampanii informacyjno-promocyjnej, działań marketingowych wraz ze wsparciem logistycznym Wydarzenia pn. „Korespondencyjny Multisportowy Turniej Miast o Puchar Niepodległości” realizowanego w ramach Programu „Sportowe Wakacje +” (zwany dalej jako „Projekt” lub „Wydarzenie”)
- Termin realizacji zamówienia
Od dnia podpisania umowy do dnia 15.12.2020 r.
- Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Promocja i marketing Wydarzenia
Wykonawca zrealizuje następujące działania:
- przeprowadzi kampanię reklamową Projektu o zasięgu lokalnym/regionalnym/ogólnopolskim. Dokona wyboru i zaplanuje wykorzystanie poszczególnych narzędzi promocyjnych. W tym celu opracuje szczegółową koncepcję oraz strategię mediową wraz z Mediaplanem
- W ramach przeprowadzenia kampanii reklamowej Wykonawca zobowiązany jest m.in. do następujących czynności:
- opracowania wizualizacji i przygotowania kompletnych projektów graficznych reklam dedykowanych dla różnych nośników i kanałów komunikacji (w tym plakatów, ulotek, banerów, itp), z uwzględnieniem tekstów reklamowych;
- opracowania Mediaplanu, zakupu oraz produkcji reklam (telewizyjnych, radiowych, drukowanych i internetowych);
- bezpośredniej realizacji Kampanii, w tym:
- świadczenia usług produkcji materiałów reklamowych według zatwierdzonej specyfikacji dla poszczególnych mediów/nośników;
- koordynacji w zakresie realizacji Mediaplanu, w tym terminowego dostarczania materiałów do emisji oraz bieżącego kontrolowania realizacji kampanii reklamowej;
- obsługi w zakresie przeformatowywania i edycji layoutów przygotowanych w ramach kampanii projektów, pod kątem bieżących potrzeb Zamawiającego;
- dystrybucji, emisji i publikacji materiałów reklamowych
- opracuje plan zapewniający realizację właściwej i efektywnej Kampanii promocyjnej Wydarzenia. W tym celu przygotuje szczegółową strategię marketingową Kampanii, uwzględniając cel i założenia Wydarzenia, z uwzględnieniem założeń Programu „Sportowe Wakacje +”
- przeprowadzi kampanią mediową w min. 2 stacjach radiowych i na stronach internetowych i min. 1 stacji telewizyjnej. Przygotuje harmonogram i scenariusz audycji
- przeprowadzi kampanią outdoorową wydarzeń w lokalizacjach, w których odbywać się będzie Wydarzenie. W tym celu przygotuje i wyprodukuje 500 plakatów i 2000 ulotek
- przedłoży Zamawiającemu pełny raport podsumowujący kampanię reklamową wraz z Raportem Końcowym obejmujący: pełny opis wykonywanych w ramach kampanii działań wraz z harmonogramem ich realizacji, sprawozdanie z wykonania Mediaplanu, wraz z wycinkami i potwierdzeniem emisji w mediach oraz dokumentację graficzną kampanii, uwzględniającą wszystkie wykorzystane w jej ramach materiały reklamowe;
- zapewni koordynację ewentualnej realizacji telewizyjnej wydarzeń (bez samej produkcji telewizyjnej),
- wykona podstronę www Zamawiającego dla Wydarzenia i dokonywać będzie jej aktualizacji;
- zapewni pełną dokumentację wydarzeń oraz przygotuje sprawozdanie dotyczące działań promocyjnych Wydarzenia wraz z dokumentacją audiowizualną i fotograficzną
- zapewni obsługę sponsorów oraz partnerów wydarzeń,
- stworzy informacje prasowe związane z Wydarzeniem oraz rozdystrybuuje je wśród dziennikarzy,
- nagra zapowiedzi prasowe przedstawicieli Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu, w tym celu zapewni kompleksową obsługę techniczną
Wsparcie logistyczne, usługi wydawnicze
- zapewni uzyskanie stosownych zezwoleń wymaganych do przeprowadzenia Wydarzenia,
- Opracuje plany techniczne miejsc w których odbywać się będą Wydarzenia pod kątem ich montażu, demontażu oraz przeprowadzenia,
- stworzy scenariusz Wydarzenia i poczyni niezbędne działania celem zapewnienia jego realizacji
- zapewni zespół menedżerów oraz specjalistów, którzy w sposób profesjonalny i z pełnym wykorzystaniem swojej wiedzy i umiejętności przeprowadzą Wydarzenie,
- wykona spis wykorzystywanych powierzchni hal w których odbędzie się Wydarzenie i ich przeznaczenie wraz z planami aranżacji,
- wykona harmonogram wejść/wyjść z obiektów w których odbędą się Wydarzenia, harmonogram godzinowy operacji halowych, szczegółowy minutowy harmonogram wydarzeń, szczegółowy harmonogram montaży i demontaży wydarzeń,
- zapewni harmonogram przekazania i odbioru obiektów,
- zapewni komunikację z animatorami oraz instruktorami którzy prowadzić będą zajęcia podczas wydarzeń,
- zapewni koordynację i zlecenie wykonania map i oznakowania obiektów,
- zapewni oprawę wizualną i dźwiękową Wydarzenia a także instalacji potrzebnego brandingu,
- zapewni współpracę z dedykowanym przez operatorów obiektów w których odbędą się wydarzenia, zespołem, w celu bezpiecznego przeprowadzenia wydarzeń zgodnie z planem operacyjnym obiektów,
- zapewni obsługę logistyczną transportu potrzebnego sprzętu technicznego,
- zapewni rekrutację, przeszkolenie oraz koordynację wolontariatu potrzebnego do przeprowadzenia wydarzeń,
- zapewni pełną obsługę akredytacji podczas wydarzeń
- stworzy szczegółowy opis przeprowadzenia wydarzeń (manual) dzięki któremu wszystkie zajęcia podczas wydarzeń będą mogły się odbyć na oczekiwanym przez Zleceniodawcę poziomie.
- Warunki udziału:
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy Spełniają warunki określone dotyczące: posiadania wiedzy i doświadczenia; dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
- Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że: wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 10 Projektów odpowiadających charakterowi zadaniom realizowanym przez Zamawiającego w ramach Programu Sportowe Wakacje + w ramach których wykonywał działania odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia
- Zamawiający wymaga od Wykonawcy potwierdzenia koordynacji trzech wydarzeń sportowych, o liczbie uczestników co najmniej 10 000 (każda z imprez) przez minimum trzy osoby skierowane do realizacji zadania w okresie dwóch lat poprzedzających złożenie oferty.
- Zamawiający wymaga od Wykonawcy skierowania do realizacji zadania minimum trzech osób, które w okresie dwóch lat poprzedzających złożenie oferty koordynowało projekty z wykorzystaniem środków publicznych i współpracowało z organami administracji publicznej.
- Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania, że minimum jedna osoba skierowana do realizacji zadania posiada doświadczenie w planowaniu i realizacji kampanii medialnej wydarzenia sportowego oraz jego realizacji telewizyjnej.
W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w przetargu, Wykonawca składa wykaz wykonanych usług wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane należycie są:
- poświadczenie lub inny dokument potwierdzający należyte wykonanie usługi,
- oświadczenie wykonawcy – jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej. Jeśli wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania poświadczenia.
W razie konieczności, szczególnie gdy wykaz usług lub dowody potwierdzające czy usługi zostały wykonane należycie budzą wątpliwości Zamawiającego, zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio zamawiającemu.
W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, o którym mowa powyżej zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej
Wykonawca przedłoży wykaz osób, o których mowa w pkt IV wraz z informacją o ich doświadczeniu.
- Kryteria oceny ofert
Lp. | Opis kryteriów oceny ofert | Znaczenie |
1. | Cena oferty brutto w PLN (C) | 40% |
2. | Potencjał kadrowy | 60% |
- Kryterium ceny oferty wyliczone będzie wg poniższego wzoru:
W kryterium ceny oferta może uzyskać maksymalnie 40 punktów. Zamawiający oceni ceny wskazane przez Wykonawców w formularzu oferty. Punktacja dla badanej oferty zostanie ustalona na podstawie poniższego wzoru:
C= (Cmin : Cb) x 100 x 40%
gdzie:
C- wskaźnik kryterium ceny oferty w pkt;
Cmin – najniższa cena oferty spośród wszystkich ofert,
Cb – cena oferty badanej.
- W cenie brutto w PLN za zamówienie Wykonawca musi uwzględniać wszystkie należne Wykonawcy elementy wynagrodzenia wynikające z tytułu przygotowania, realizacji
i rozliczenia przedmiotu zamówienia, w tym wszystkie wymagania niniejszej SIWZ i jej załączników oraz obejmować wszelkie koszty bezpośrednie i pośrednie, jakie poniesie Wykonawca z tytułu prawidłowego i terminowego wykonania całości przedmiotu zamówienia. - Ceny muszą być podana w PLN cyfrowo z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zasada zaokrąglenia dotyczy trzeciego miejsca po przecinku – poniżej 5 należy końcówkę pominąć, powyżej i równe 5 należy zaokrąglić w górę).
- Rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich (PLN).
- Kryterium „potencjał kadrowy” wyliczone będzie wg poniższego wzoru:
- Ocena punktowa za przedmiotowe kryterium zostanie wyliczona na podstawie
punktów uzyskanych tj.
- Ocena punktowa za przedmiotowe kryterium zostanie wyliczona na podstawie
Wykonawca potwierdza koordynację trzech wydarzeń sportowych, o liczbie uczestników co najmniej 10 000 (każda z imprez) przez minimum trzy osoby skierowane do realizacji zadania w okresie dwóch lat poprzedzających złożenie oferty | TAK– 20 pkt
NIE – 0 pkt |
Wykonawca kieruje do realizacji zadania minimum trzech osoby które w okresie dwóch lat poprzedzających złożenie oferty koordynowało projekty z wykorzystaniem środków publicznych i współpracowało z organami administracji publicznej | TAK– 20 pkt NIE – 0 pkt |
minimum jedna osoba skierowana do realizacji zadania posiada doświadczenie w planowaniu i realizacji kampanii medialnej wydarzenia sportowego oraz jego realizacji telewizyjnej. | TAK– 20 pkt NIE – 0 pkt |
a następnie przy użyciu wzoru matematycznego, gdzie liczba punktów zostanie pomnożona przez wagę kryterium, zgodnie z modułem proporcjonalności:
Ppk = (Ppk b : Ppk max) x 100 x 60%
gdzie:
Ppk – wartość punktowa w kryterium „potencjał kadrowy”;
Ppk b – liczba punktów uzyskana za potencjał kadrowy przez ofertę badaną;
Ppk max – maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania za potencjał kadrowy.
- Termin i miejsce składania ofert.
- Ofertę należy złożyć u Zamawiającego do dnia 8 września do godziny 15:00.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia przetargu bez wybrania którejkolwiek z ofert bez wskazania przyczyny takiej decyzji.
- Oferty należy składać drogą elektroniczną na adres biuro@orlysportu.pl oraz w oryginale do biura Zamawiającego. Liczy się data wpłynięcia przesyłki do biura Zamawiającego.
………………………
Pieczątka firmowa
………………..…, dnia …………….
FORMULARZ OFERTY
- Dane Wykonawcy.
1) Pełna nazwa: ……………………………………………………………………………
2) Adres (siedziba) – kod, miejscowość, ulica: ……………………………………………
4) Adres poczty elektronicznej ……………………………………………………………
5) Numer telefonu ……………………………….
7) NIP …………………………………………….8) REGON ……………………………
- PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA.
Nazwa przedmiotu zamówienia: Korespondencyjny Multisportowy Turniej Miast o Puchar Niepodległości”
- Oferuję/emy realizację przedmiotu zamówienia za cenę netto ……………………… cenę brutto ……………(słownie)
- Zobowiązujemy się do wykonania zamówienia w terminie określonym przez Zamawiającego w ogłoszeniu.
- Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez czas wskazany w ogłoszeniu, tj. przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.
…………………………., dnia ………………… 2020 r.
………………………………………
(pieczęć nagłówkowa Wykonawcy)
Wykaz wykonanych usług
Lp. | Nazwa i adres odbiorcy | Rodzaj i zakres zamówienia | Wartość zamówienia | Czas realizacji |
Wykaz osób dedykowanych do obsługi zadania wraz z doświadczeniem:
- ………………
- ………………
- ………………
……………………….., dnia ………………… 2020 r.
……………………………………………….
podpis